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29 de junio de 2015

Cómo transferir conocimiento


¿Qué significa transferir el conocimiento en las organizaciones?, ¿Por qué se considera una actividad clave la transferencia del conocimiento en las organizaciones y/o en los grupos de trabajo?, ¿Para qué nos sirve tener ordenada esta actividad?, ¿Cómo, cuando y dónde se realiza dicha actividad?

Vamos por partes; en primer lugar ¿Cuál es el objetivo de la transferencia del conocimiento? 

Básicamente sus objetivos son los siguientes:

  • Evitar los vacíos de conocimiento generados con el cambio de puesto de las personas empleadas.
  • Ser una medida que ayude a identificar, elaborar, registrar, almacenar y difundir el conocimiento.
  • Ser un complemento para el proceso de acogida e integración.
De hecho las organizaciones, los grupos de trabajo deben definir e implantar un proceso de organización del trabajo que permita transmitir a un tercero el conocimiento generado en un determinado entorno (empresa, departamento, grupos de trabajo, ...) para que éste pueda aplicarlo (y retenerlo) 

Es una actividad clave porque garantiza que el conocimiento (o como mínimo el conocimiento clave) se mantenga en la organización y no se pierda. También es importante y complementario a este proceso de transferencia la identificación de los conocimiento clave a través de una auditoría o "mapeo" del conocimiento en una organización.

Puesto que su finalidad es retener el conocimiento es importante que se diseñe e implante un procedimiento específico dentro del proceso de Gestión del Conocimiento; el procedimiento de transferencia del conocimiento.

Dentro del proyecto Huella de Desarrollo Organizacional hemos definido entre los diferentes pilotos de grupos de trabajo una secuencia ordenada (y lógica) de actividades que nos permitan conseguir que el conocimiento se mantenga. Éstas han sido las primeras conclusiones.
  • Se requiere disponer de un documento/registro que nos indique cuáles son los conocimientos a transferir, por quién, cuando, dónde y cómo se realizará dicha transferencia/traspaso.
  • El propietario del procedimiento debe conocer y garantizar cuáles son los conocimientos clave a retener de acuerdo con las posibles situaciones donde se inicia una transferencia de conocimiento; un ejemplo de situaciones y personas responsables:
    • Finalización de un proyecto de un grupo de trabajo; el piloto del grupo.
    • Baja voluntaria; el mentor (junto con la persona que causará baja)
    • Movimiento/promoción interna; técnico de RR.HH. (junto con la persona que es promovida)
  • Las personas responsables según la situación reflexionan y planifican de acuerdo con el documento registro qué funciones, ámbitos de trabajo, qué acciones y cómo propone va a proceder a transferir, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
      • Lo que es/puede ser fácil de transferir, y cómo.
      • Lo que pudiera ser más complejo y cómo.
      • Y en determinados casos la posibilidad de sugerir cuales pudieran ser personas sustitutas, y por qué.

    • El propietario del procedimiento examina, revisa el documento de transferencia junto con la persona saliente, analizan las sugerencias, áreas de mejora, y acuerdan los posibles cambios a introducir. Este es el momento idóneo para analizar: 
      • Qué hacer, conveniencia de seguir haciéndolo, 
      • Qué tipo de modificaciones a introducir en la organización del trabajo, procesos, ...
      • Quién puede ser la persona sustituta para realizar la transferencia.

    • Se ha de contemplar la información a dar al resto de las personas de la organización a través de los medios de comunicación interno existentes: La fecha de su salida, los asuntos que se van a transferir, las líneas de mejora, los cambios generados y su explicación.
    • Realizar las acciones previstas sin olvidar la importancia de que la persona saliente se reúna con la persona sustituta, 
    • Comprobar y/o ajustar el desarrollo de la transferencia.

    Éstas son algunas de las acciones que se han decidido establecer en un procedimiento para garantizar la transferencia del conocimiento a terceras personas; en el caso particular ha sido para garantizar que los pilotos de los grupos de trabajo del proyecto Huella  sean capaces de mantener una dinámica de de Desarrollo Organizacional y metodologías de trabajo en grupo.

    Un encuentro, una solución

    23 de junio de 2015

    Caja de herramientas en Huella edición 3a. (2014-15)


    El proyecto de Desarrollo Organizacional Huella (3a. edición 2014-2015) está llegando a su fin. Es ahora tiempo que resumir y aprender lo que hemos estado haciendo y una de las cosas que podemos destacar es la caja de herramientas de desarrollo organizacional que hemos creado.

    Esta caja de herramientas, técnicas, métodos de trabajo se organiza en siete apartados clave. A continuación presentamos un resumen de dichas herramientas. En la etiqueta Herramientas podéis encontrar una descripción de algunas de dichas técnicas de Desarrollo Organizacional.

    Productividad 
    Gestión de proyectos (Manifiesto de Proyecto)
    Gestión de procesos (ficha de registro, ficha de procedimiento y flujograma)
    APTD, análisis de problemas y toma de decisiones
    Organización del tiempo de trabajo

    Preparación y diagnóstico 
    Pilotaje de grupos de trabajo
    Análisis social CLIP
    DAFO/CAMA
     
    Planificación  
    PDCA
    EDT

    Evaluación  
    Lecciones Aprendidas
    OPL, lección de un solo punto
    Matriz ERAC

    Comunicación 
    Identificación de estilos de comunicación

    Conocimiento 
    Ficha de Conocimientos
    K-Matrix (Matriz de conocimientos)
    Mapa Conceptual
    PLE
    Gestor del Conocimiento (MOOS)

    Creatividad
     
    SCAMPER
    Flor de Loto
    Matriz morfológica
    Blue-Slip

    Una de de las características del proyecto Huella es que cada una de las metodologías de trabajo, técnicas y/o herramientas presentadas y utilizadas durante la implantación ha sido previamente documentada y se ha creado un catálogo en el que se especifica en fichas-documentos la siguiente información:
    • Denominación; nombre y fecha de implantación en el proyecto
    • Breve descripción; de manera clara y precisa se incluye una descripción de la metodología, su finalidad y potenciales beneficios en su administración.
    • Forma de uso; explicación de cómo y en qué situaciones se recomienda utilizar la herramienta.
    • Ejemplos de uso; ejemplos en donde ha sido implantada la metodología o herramienta.
    • Referencia de uso; unidad organizativa que ha utilizado y evaluado la herramienta.
    Un encuentro, una solución