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30 de julio de 2014

¿Cómo identificar áreas de mejora?


Siguiendo con el Proyecto Huella de Desarollo Organizacional nos vamos a centrar en la primera fase y en concreto en cómo se identifican las áreas de mejora.

En primer lugar debemos definir y reconocer qué significa una área de mejora. Una área de mejora es un conjunto de aspectos de la organización de la actividad y sus interrelaciones que no funciona o funciona de manera inefectiva; es decir, no es eficaz y/o no es eficiente.

A continuación y aclarado el concepto la pregunta es la siguiente: ¿Cómo de identifican las áreas de mjeora? La respuesta es sencilla; siguiendo un proceso de reflexión en grupo y dirigido/moderado de acuerdo a por ejemplo los pilares de cualquier organización:

Estos pilares a los que me refiero son:
  • Liderazgo
  • Personas
  • Resutados
  • Procesos
  • Recursos
Para que centremos la discusión adelanto la definición de los 5 pilares.

Liderazgo
  • La capacidad de desarrollar, comunicar y facilitar la consecución de la misión, visión y valores.
  • La capacidad de la organización (o de la dirección de ésta) de motivar (o no desmotivar), estimular a sus colaboradores hacia la mejora, la excelencia o a la efectividad de sus "operaciones."
  • La capacidad de la organización (o la dirección de ésta) de definir estrategias, planes, objetivo, métodos de trabajo, medios y recursos, ... 
Personas
  • La capacidad de planificación, gestión, dirección y comunicación de los recursos humanos.
  • La capacidad de identificación de necesidades de cualificación,formación y desarrollo profesional.  
Resultados
  • La capacidad de definir y obtener indicadores de gestión del rendimiento financiero y no financiero, de la satisfacción y de aprendizaje de la organizaciónrelacionados con la actividad y los objetivos establecidos.
Procesos
  • La capacidad de definir procesos y procedimientos de trabajo que permitan gestionar la prestación del servicio/producto con el cliente en términos de satisfacción, tiempo, coste/beneficio, calidad, cantidad, ...
  • La capacidad de revisar, introducir mejorar en los sistemas de organización y distribución del trabajo con la finalidad de identificar y aportar valor a sus clientes (internos y externos)
Recursos
  • La capacidad de elaborar y gestionar presupuestos vinculados a los planes, programas, actividades y objetivos establecidos de acuerdo con la estrategia de la organización.
  • La capacidad de gestionar los recursos materiales; instalaciones, bienes, servicios, consumos, materiales, ...
  • La capacidad de gestionar la información y el conocimiento en la organización a través de sistemas y metodologías de aprendizaje.
Por cada ámbito o elemento anteriormente citado y a través de una preparada dinámica de grupo se van expresando potenciales áreas de trabajo destacando sus posibles evidencias (de su exsitencia o inexistencia) 

Es decir que cada miembro del grupo identifica la existencia o no de estas capacidades (Liderazgo, Personas,Recursos,Resultados y Procesos) y apunta alguna evidencia (o falta de ella) para identificar potenciales áreas de mejora que se irán traduciendo en líneas de trabajo.

Este proceso no debe ser largo ni tedioso y además debe realizar con total claridad (en cuanto a su finalidad) y transparencia (en cuanto a su ejecución). 

El resultado es un conjunto de ideas organizadas sobre las que reflexionar y ordenar por prioridad. (Costes, Satisfacción, Tiempo, Complejidad, Diversidad, Dispersión, Conocimiento, ...) 

A continuación se proponen personas, roles (perfiles de personas) que puedan contribuir en:
  • Precisión del ámbito del "problema" 
  • Identificación de causas y consecuencias
  • Potenciales soluciones/alternativas
  • Plan de implantación de la solución
  • Evaluación del "prototipo" de solución

 Un encuentro, una solución

18 de julio de 2014

Proyecto Huella: catálogo de acciones de formación básica


Hola a todos
Pobre de mi!, Pobre de mi! por que ya se han acabado las fiestas de San Fermín!
Aunuqe ya conocéis el dicho ... ya falta menos para San Fermín. Mientras tanto retomamos la actividad bloguera, formativa y de consultoría.

En relación con uno de mis principales proyectos de consultoría, el proyecto Huella, toca hablar de la primera fase; la que hace referencia a la Preparación y Diagnóstico.

Uno de los principales escollos cuando se aborda un proyecto en consultoría de desarrollo organizacional es el lenguaje, la terminología y los conceptos que se utilizan. 

Para ello se requiere una acción de formación que introduzca a los participantes al "mundo" del Desarrollo Organizacional. Si no no son capaces -sobretodo la Dirección- de realizar un diagnóstico acerca de las principales debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades de su unidad organizativa. suele quedarse bloqueados o bien presentan diagnósticos superficiales.

Por este motivo en esta fase el esfuerzo se concentra en definir un programa de formación cuya finalidad sea de introducción al Desarrollo Organizacional, el descubrimiento del rol del participante en el proyecto, la presentacón de herramientas de gestión y aprendizaje que utilizará durante el ciclo de vida del proyecto y finalmente algunos conceptos, metodologías acerca de la efectividad de los grupos de trabajo.

Drante los meses de julio (lo que queda), agosto y primera quincena de septiembre vamos a ir formando, sensibilidzando y explicando las bondades del proyectos, los beneficios de utilización de metodologías de trabajo en grupo/equipo y modelos de diagnóstico de la prodctividad tanto individual como grupal. Es un reto.

Como detalle destacar que se han diseñado 3 programas de formación básicos con una duración total de 16 horas.
  • Herramientas de Desarrollo Organizacional.
  • Efectividad de los grupos de trabajo.
  • Técnicas de Productividad.
Tan sólo es una introducción pero al final de esta fase tendrán las herramientas para iniciar el diagnóstico de las áreas de mejora de su organización. Aprenderán a aplicarlas en su realidad más inmediata. Ya os iremos contando desde aquí esta experiencia.

Un encuentro, una solución