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29 de septiembre de 2014

El manifiesto de proyecto: contenidos e introducción



Dentro de las tareas que se realizan en la dirección de un proyecto está la cumplimentación del Manifiesto. Pero ¿qué es esto del Manifiesto del Proyecto? 

En primer lugar, un manifiesto de proyecto es un documento que lo suele cumplimentar el piloto del grupo de trabajo como persona responsable del proyecto. 

El objetivo principal es el de exponer las bases firmes y completas, lo más detallado posible para la justificación del inicio de un proyecto. Es un documento en “trabajo continuado”, abierto a cambios durante la duración del proyecto, que establecerá las bases de cómo, cuando  y por quién se gestionará el proyecto

Será la base para escribir el documento de Iniciación del Proyecto. Cualquier cambio significativo en el material contenido en el Manifiesto del Proyecto tendrá que ser comunicado a la dirección y comité de proyectos.
 
En segundo lugar, cualquier manifiesto tiene los siguientes contenidos:
  • Datos de identificación del Proyecto
  • Introducción
  • Situación inicial del Proyecto
  • Objetivos, Metas y Factores de Éxito
  • Alcance
  • Riesgos del proyecto
  • Enfoque 
  • Plan de Acción/Calendario/Recursos

Las dos primeras partes son realtivamente sencilla y competen a la persona que liderará el proyecto y pilotar el grupo de trabajo. Me refiero a los datos de identificación del proyecto; denominación del área de mejora, y la relación de las persnas partcipantes.

La primera reunión (no más de una hora) servirá para ...
  • Explicar los antecedentes de la causa por la cual se requiere o se necesita hacer los cambios o crear un nuevo proyecto.
  • Cómo de grande (amplitud, alcance) se prevé que el proyecto sea y a qué posibles unidades, servicios, secciones, … implicará. 
  • ¿Qué enfoque estratégico se tomará?
  • Un primer calendario de reuniones de trabajo 
  • Un primer reparto de "deberes" En este caso recomiendo que el Manifiesto de Proyecto se reparta entre los participantes del grupo de trabajo y empiecen por su cuenta a reflexionar acerca de los apartados que dispone (ver la estructura de contenidos)

Un encuentro, una solución

23 de septiembre de 2014

¿Cómo realizar una reunión motivacional?


Una reunión ...¿qué? 
Si, si, una reunión motivacional orientada a abordar el cambio en la organización. Dicho cambio se puede realizar desde diferentes perspectivas: informando, negociando, argumentando, persuadiendo o bien también y por qué no, ¡motivando!

Sigo un enfoque que el sector socio sanitario está aplicando a sus pacientes y el modelo de cambio en los comportamientos humanos. Los estadios del cambio.
  • Precontemplación, la organización en general muestra escasa preocupación por sus comportamientos y resultados. Suelen aparecen expresiones cuando hablas con sus directivos y empleados del tipo ... "Ya sabes, esta organización es así", o "el sector en el que operamos es de esta manera...", "Todo es mejorable pero ..." Hablamos con los directivos pero no conseguimo una clara voluntad de cambio y tan solo disponemos de un diagnóstico blando, poco preciso.
  • Contemplación; poco a poco empezamos a sembrar dudas acerca de si la organización está comportandose como debería si desea conseguir determinados resultados. Ya aparece una cierta ambivalencia; queremos cambiar o no queremos cambiar?, ¿cuáles son los elementos racionales y emocionales del cambio en la organización?¿Por qué tenemos que cambiar y sobretodo para qué? Se duda. Eso es interesante.
  • Determinación; la organización o como mínimo su equipo directivo ya lo tiene claro. Sabe qué quiere cambiar y además propone -en su euforia- la realización de muchos cambios. Cuidado, recomiendo que sólo se inicien pequeños cambios que se peudan ver resultados a corto pazo. Tengo claros los objetivos, los motivos y finalidades del cambio de comportamiento, el alcance de los cambios pero todavía no sé (y me preocupa) cómo realizarlos.
  • Cambio y Mantenimiento del Cambio; Es la fase fácil si hay un consultor o facilitador del proceso de cambio. Pilota la fase de los pequeños cambios y los éxitos pero el equipo directivo debe estar pensando en la siguiente fase; el legado.
  • Legado; ¿qué dejamos una vez ya no tenemos al facilitador? ¿Cómo se mantiene la cultura del cambio permanente?, Qué actividades se mantiene y quién las debe pilotar?
Teniendo en cuenta que estas son las fases de un cambio de comportamiento (organizacional) ahora tenemos que preparar nuestro esquema de reunione motivacionales con el equipo directivo y periódicamente con el resto de empleados.

Estas reuniones motivacionales tiene un proceso estructurado entorno a cuatro etapas:
  1. Compromiso
  2. Enfoque
  3. Evocación
  4. Planificación
Compromiso
Comprometerse es la actividad mediante la cual el equipo directivo en primer lugar y a continuación el resto de empleados establecen una conexión de ayuda. 

Estamos para ayudarnos, para detectar y remover los obstáculos, para dotar de autonomía en el ámbito de decisiones en el trabajo, para escucharnos y ser empáticos, para ser curiosos y creativos, para poner en duda las cosas y comunicarlas con asertividad. 

Nos comprometemos a cambiar las cosas (de un diagnóstico previo) que nos nos aportan valor, nos quitan tiempo, no nos conducen a los resultados, ...

Enfoque
Es la fase más pragmática. Clarificar la situación actual y la futura. ¿Cuál es el propósito de la organización?, ¿Cuál es la aportación de cada persona?, ¿Tenemos aspiraciones, intereses deseos, ... diferentes?, ¿Tenemos una dirección común o direcciones opuestas o más contrapuestas?, ¿Existe claridad hacia las metas?, ¿Hemos compartido esas metas?

En definitiva, ¿Bailamos o luchamos?

Evocación
Una vez tenemos fijado el rumbo, los objetivos y metas debemos ahora evocar, esclarecer nuestras propias motivaciones. Si sabemos cuáles son los problemas, cuales son las situaciones reales qué es lo que tenemos qué hacer, qué es lo que tenemos que cambiar y por qué. Debemos verbalizar expresar libremente los argumentos del cambio.

Planificación
¿Y las acciones? Quién, con quién, qué se tiene que hacer y con qué orden y prioridad, cuales son las razones y los beneficios de lo que se tiene que hacer, cuando se tiene que hacer, donde y ... cómo lo tenemos que hacer.

En fin, estoy en desarrollo de esta estructura de trabajo en un proyecto de cambio organizacional con equipos directivos. .A principios del mes de octubre realizamos las primeras "reuniones motivacionales". Os iremos contando la experiencia

Un encuentro, una solución