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22 de enero de 2015

Recursos y técnicas de Gestión del Conocimiento

Se habla a menudo de la gestión del conocimiento, de sus recursos y técnicas pero qué es o que significa para una organización la gestión de su propio conocimiento. Para qué les sirve a una empresa gestionar, custodiar, utilizar su propio conocimiento.

Cualquier empresa por pequeña que sea utiliza datos que se transforma en información y que ésta si se sabe utilizar desemboca en conocimiento. Pero ¿cómo lo hace? ¿quien cuando y donde guarda y genera más información y conocimiento? ¿Es consciente de ello? 

Por lo general, no. No lo es. Y no lo es por la actitud. No siempre documentamos las acciones que hacemos, no siempre sabemos cómo guardar aquello que sabemos hacer, no siempre nos "obligamos" a seguir protocolos, flujos de información que garanticen el conocimiento, ...

Vamos a poner un ejemplo.
¿Cuántas veces en una empresa se "inventa la rueda"? Es decir, acciones parecidas pero que en el momento de su concepción y producción siempre se empieza de cero y no se tienen en cuentas experiencias anteriores similares, lecciones aprendidas en proyectos similares realizados con anterioridad, ... 


Cuando encaramos un proyecto en la organización se tiene en cuenta que se ha hecho con anterioridad; ¿se recopila información ya anteriormente registrada que cuente la experiencia de lo  realizado (tanto para lo bueno como para lo malo)? ¿Queda acaso registrada y almacenada esa "experiencia", ese saber producido? 

No sólo nos falta actitud de compartir información y conocimiento en nuestra organización sino que también nos faltan técnicas, herramientas que faciliten el proceso de identificación, recopilación, adquisición, creación, agrupación y utilización de la información.

Os propongo las siguientes técnicas y/o herramientas que permitan una mejora gestión de la información/conocimiento.

En primer lugar, una gran repositorio de documentación que se integre en las herramientas naturales de trabajo. Recuerdo en una empresa que trabajé que el sistema de gestión del conocimiento se accedía desde el propio gestor de correo-e.

En segundo lugar, un sistema rápido y de fácil acceso, consulta  y manejo de recopilación de información. 

Y en tercer lugar, fomentar desde el primer momento la documentación de la actividad. Vamos, dejad por escrito todo lo que se está haciendo siguiendo el mismo protocolo, tipos de registro/formularios/documentos. Y sobretodo haced fácil la actividad de documentar los pasos que estamos realizando. 

Siendo prácticos se puede empezar con lo siguiente:
  • Creación de una wiki y de un sistema de gestión de "marcadores" para recopilar información; por ejemplo, Delicious, Diigo, ...
  • Implantación del modelo de Learned Lessons e integrarlo en el sistema de procedimientos de organización del trabajo.
  • Protocolizar, procedimentar la actividad de documentación de las tareas/proyectos que se realizan en la organización. Debe dotarse la organización de un flujo de trabajo fácil, sencillo y conocido que permita aprender de todo aquello que se está "produciendo"
  • Creación de espacios de discusión, debate, comunidades de práctica que permita hablar y aprender de los que se está haciendo en la organización.
Y sobretodo tiempo, paciencia y actitud de compartir y colaborar. Aquí reside el verdadero cambio.

Ilustración:innoemotion.com
Un encuentro, una solución

20 de enero de 2015

Sesión para Pilotos de Grupo


Tanto ayer día 19 de enero como hoy hemos iniciado sesiones de formación en la acción para pilotos de los grupos de trabajo que inician su actividad este primer trimestre del año. La sesión es corta (de 90 minutos) y eminentemente práctica.

La finalidad de esta acción es la siguiente:

  • Dar a conocer el calendario general de los grupos de trabajo.
  • Introducir en el concepto de Pilotaje de Grupos de Trabajo como rol de liderazgo.
  • Presentar la metodología y las herramientas básicas a utilizar en los grupos de trabajo.

En cuanto al calendario hay dos tipos; el general que hace referencia a la relación de los diferentes grupos de trabajo y sus fechas de inicio y finalización previsto. Hay un segundo calendario que utiliza cada piloto de grupo de trabajo a distribuir las fechas en las diferentes etapas que un grupo de trabajo tiene que seguir para resolver la situación que se le presenta.

Estas etapas son las siguientes:

Ejemplo de calendario con las 7 etapas de trabajo en un grupo.

A continuación se presentan las tres herramientas básicas en el ciclo de vida de un grupo de trabajo; a saber:
  • Manifiesto de Proyecto.
  • Calendario de trabajo (aquí empiezan a cumplimentarlo)
  • PDCA (Plan, Do, Check y Act) o documento de seguimiento de actividades.
Y finalmente la presentación y práctica de algunas técnicas que permita al piloto del grupo de trabajo estimular la creatividad, el caudal de ideas y la organización en actividades y tareas; las técnicas trabajadas fueron las siguientes:
Ahora tan solo nos falta iniciar las actividades de los diferentes grupos de trabajo. Ya tienen "deberes"

Un encuentro, una solución