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21 de enero de 2016

Cómo preparar un mapa de relaciones en la empresa 1a.parte


En cualquier organización existen y se mantienen diferentes tipos de relaciones tanto internas entre los departamentos, áreas, ... y externas con los proveedores, clientes, ... Estas relaciones marcan en gran medida la manera de trabajar y obtener o no resultados. 

Por este motivo es vital que pensemos cómo estamos gestionando nuestras relaciones en nuestra organización, área, equipo, ... 

¿Qué elementos intervienen en la gestión de las relaciones? 
Básicamente entran en acción los siguientes:

  • Mi estilo de comunicación (y la percepción que tengo del estilo de comunicación y personalidad del otro)
  • Mi rol y posición en la relación.
  • Mi estado emocional ante la relación.
  • Mi manera de empatizar con el otro.
  • La tipología de relaciones en base a dos ejes; la cercanía en la relación y la notoriedad.

Una vez tenemos identificados todos estos elementos vamos a detallarlos.
Por ejemplo, en cuanto a la percepción de la personalidad del otro ( y por supuesto la mía) y los estilos de comunicación utilizaremos el siguiente esquema:

En cuanto a los estilos de comunicación los clasificaremos en tres tipos:

  • Agresivo (con la distinción del agresivo pasivo y agresivo dominante)
  • Inhibidor
  • Asertivo

Todos los miembros del equipo debe saber identificar cual es su forma natural de aplicar el estilo; es una característica interesante que las personas tengan un autoconocimiento acerca de cómo se comunican con los otros. 

A continuación las personas -si quieren obtener éxitos y resultados- tienen que entrenarse en la percepción del otro ya que es clave en la buena gestión de las relaciones. Como esquema básico utilizaremos el siguiente:
  • Personas orientadas al detalle.
  • Personas orientadas a los hechos y resultados.
  • Personas orientadas a las relaciones personales.
  • Personas orientadas a las emociones, sensaciones.

Este esquema nos ayudará a comprender porqué nos relacionamos y comunicamos de determinadas maneras y además servirá para aplicar las llamadas palancas de comunicación que nos permitirán mejorar la relación; hacerla más productiva i satisfactoria.

Por lo que se refiere al rol y posición que se ocupa en la organización es clave tanto su reconocimiento como su valor en la relación. 

Por rol entendemos el patrón de comportamiento que se ejerce en relación con la tarea y su dominio y su interacción en el proceso de toma de decisión. De acuerdo con este criterio destacamos por ejemplo, los siguientes roles: decisor, evaluador, informador, proveedor o consumidor. También podemos incluir los roles relacionados con los siete niveles de autoridad

Mientras que por posición se entiende la postura ante la relación siendo ésta reactiva/proactiva o receptiva/influyente.

En cuanto a cómo empatizamos se suele realizar antes una pequeña práctica para saber qué es empatizar y cómo lo hago. Es útil disponer del Mapa de la Empatía como actividad previa y la aplicación el IRI (interpersonal Reactivity Index, de M.H.Davis -1980-83)

Y finalmente presentar los dos ejes que nos permitirán diagramar las relaciones entre los diferentes departamentos y personas; son los siguientes:
  • la cercanía. Nos referimos al grado de vinculación, implicación, ... entre las personas de los diferentes departamentos. Aquí se tiene en cuenta el aspecto de carácter emocional.
  •  la notoriedad. Nos referimos a la relevancia, importancia e impacto de la existencia de una relación y sus resultados.

Con toda esta información ya podemos establecer un diagrama de relaciones. en el siguiente artículo presentaremos su metodología y resultado.


Imagen ilustración: http://www.colaborabora.
Un encuentro, una solución

20 de enero de 2016

Los diferentes niveles de autoridad en un equipo


Un reto fundamental de cualquier equipo de trabajo es su grado de autoridad y delegación que quiere alcanzar.

Por un lado, imaginemos que un equipo de trabajo para conseguir un determinado objetivo ha identificado un buen número de actividades y áreas de decisión clave que a su vez éstas se traducirán en tareas mucho más operativas y técnicas.

Por otro lado, también imaginemos que para la realización de las diferentes actividades participan los diferentes miembros del equipo y a veces estos además de interactuar entre ellos mismo (o parte de ellos) y también lo tienen que hacer con otros miembros de otros equipos ya sean estos cliente, proveedores, ...

Tenemos una vista de la situación. Ahora, ¿cómo se gestionaría esta situación? Imaginad la cantidad de interelaciones y conflictos aparecerían.  Y cómo controlar el flujo de trabajo y los resultados esperados. ¿Y las posibles desviaciones y/o retrasos y su impacto en el ambiente y las relaciones?

Para resolver este tipo de situaciones que aparecen durante la actividad de los equipos de trabajo, un buen recurso es la creación del "tablero de autoridad"

Este tablero a modo de matriz recoge la siguiente información:

  • La relación de las áreas de decisión clave; es decir aquellas momentos importantes y complejos que afectan al resultado final del proyecto. Dentro de estas áreas de decisión clave existe una gran cantidad de tareas que dependen. En función de quién cuando y cómo se toman o no las decisiones se repercuten la calidad y cantidad de trabajo y como consecuencia su tiempo (retrasos), costes (retrabajos) y satisfacción (interna, mal ambiente y externa, insatisfacción del cliente y del cliente final)
  • Los diferentes niveles de autoridad en la relación por ejemplo cliente-proveedor (interno o externo) Estos niveles de autoridad están ordenando en función de la fuerza de la relación (jerárquica-funcional-colaboradora-informativa). A continuación la mostramos: 
    • Informa; toma la decisión como responsable.
    • Ofrece; convence al equipo acerca de la decisión
    • Consulta: recopila información del equipo antes de la decisión
    • Consensúa: tomarla decisión junto con el equipo
    • Aconseja: influye en la decisión tomada por el equipo
    • Pregunta: pide información después de la decisión por el equipo
    • Delega: ninguna influencia, deja que el equipo funcione a cabo


Una vez tenemos las dos variables dispuestas asignamos personas o grupos de personas para cada intersección entre área de decisión clave y nivel de autoridad en la relación.


Además este cuadro de autoridad en un equipo permite comprobar si la asignación del tipo de relación ha sido beneficiosa tanto por los resultados obtenidos como por la comfortabilidad del equipo en cuanto a la gestión de las relaciones y la autoridad y liderazgo..


Este post está basado en la metodologia "Los siete niveles de Autoridad" de Jurgen Appelo. http://www.management30.com

Un encuentro, una solución

4 de enero de 2016

Nuevas píldoras de formación 2016


Tu eliges. Si tomas la píldora/cápsula azul descubrirás un mundo de aplicaciones, técnicas y herramientas que te permitirán descubrir la relación con el cliente. 
Por el contrario, si eliges la píldora/cápsula roja encontrarás herramientas que te permitirán ser más productivo. 
Tu eliges. Siempre eliges.
Para este año queremos comercializar un formato que no por conocido deja de ser válido; son las cápsulas formativas. Son las cápsulas "Cómo..." Es una modalidad de formación presencial con la posibilidad de aplicar un seguimiento condicionado al número de cápsulas contratadas.

En cuanto al formato de cápsula, su enfoque es práctico y corta duración; 4 horas. El asistente en la jornada de formación descubre y aprende a aplicar una determinada técnica. Su estructura de la siguiente manera:

Introducción/Presentación (programa, asistentes y formador)
Dinámica 'Warm Up' y video de introducción a los conceptos que se trabajarán durante la jornada

Análisis de expectativas de los asistentes
Presentación situación de trabajo 1
Lectura en pequeño grupo y discusión de acuerdo con un guión.
Escenificación.
Conclusiones.

Exposición conceptual.
Presentación situación de trabajo 2
Lectura individual y discusión en grupo de acuerdo con un guión
Aplicación de la técnica.
Conclusiones.
Learned Lessons. 
A modo de resumen los asistentes establecer aquello que han aprendido. Y a qué se comprometen aplicar para una sesión de seguimiento a través de un Campus (herramienta que se utilizará para la tutoría en línea)

Una vez presentada la metodología para este primer trimestre presentaremos las siguientes píldoras:

Píldoras "rojas"
  • Cómo realizar un diagnóstico efectivo de nuestro cliente.
  • Cómo aplicar un mapa de la empatía en la relación con nuestro cliente.
  • Cómo realizar una prospección comercial eficiente.
  • Cómo diseñar un mapa de la experiencia del cliente.
  • Cómo definir tu propuesta de valor
  • Cómo definir nuevos servicios al cliente
Píldoras "azules"
  • Cómo ser eficaz y eficiente en la actualidad
  • Cómo identificar mis actividades clave
  • Cómo manejar las distracciones e interrupciones
  • Cómo trabajar de manera eficiente mi gestor de correo-e
  • Cómo utilizar un tablero Kamban
  • Cómo organizar mi actividad entorno a listas de tareas
  • Cómo utilizar automatizadores de tareas en mi actividad profesional
  • ...//...

Por supuesto, utilizaré este blog para explicar y compartir los contenidos y experiencias de este formato de formación.

Y recuerda, siempre eliges; ¿qué píldoras vas a tomar este 2016?

Un encuentro, una solución