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10 de enero de 2009

Gestión por procesos

Leído recientemente en una entrada del Blog de RR.HH. de mi colega Juan Martínez referente a procedimientos operativos me ha dado que pensar.

Una de mis actividades en la consultoría de RRHH es la definición, revisión e implantación de una cultura de gestión por procesos en la actividad de Gestión de Personas. Actividad que me está relativamente costando de convencer no tanto a Gerentes sino a los propios Directores de RR.HH.

Me parece que la reticencia inicial a estructurar la actividad mediantes procesos y procedimientos de trabajo es la creencia a que tanta definición de maneras de proceder limita nuestra (teórica) capacidad de reaccionar o de improvisar; sí, señores nuestra tan cacareada capacidad de improvisación. Desde mi punto de vista un craso error.

Entiendo que trabajar por procesos en la actividad de RR.HH. y, en concreto, para muchos de los profesionales de RR.HH. cuesta. No se está acostumbrado y no se tiene claro el Mapa de Procesos de la función de RR.HH.

Ésta es mi primera pregunta cuando hablo con Gerentes o bien con Directores de RR.HH. ¿Cómo tienen organizada la función de RR.HH.? ¿A qué se dedican y cuánto tiempo le dedican ellos y sus equipos de trabajo a las diferentes actividades de RR.HH.? Por cierto, y ¿cuáles serían las actividades de RR.HH.? pero eso lo dejo para otro post.

Parece mentira pero cuantificar tu propia actividad, tener claro o mínimamente estructurada la actividad de gestión de Personas y su correlación con el resto de funciones es importante y se debe convertir en un reto y, por supuesto, desde mi punto de vista en una obligación.

Por Mapa de Procesos se entiende el conjunto de operaciones, actividades y funciones que se ejecutan siguiendo un orden establecido y de acuerdo con una finalidad. Permite tener una visión global y ordenada de la actividad y representa (o debe representar) las interrelaciones existentes en la organización.

Por este motivo, no se debe dejar ni al libre albedrío, ni a la improvisación ni por supuesto a la presión de la Auditoría (ya sea interna; los sres. de Calidad o la externa; entidades certificadoras, clientes, ...) Hay que reflexionar y definir el ámbito de actuación.

Para diseñar el Mapa de Procesos de la Función de Gestión de Personas debemos realizar los siguientes pasos:

  • Identificar quienes son los dueños o propietarios del proceso (actividad a realizar , los clientes y los proveedores. Cuántas veces no se sabe para qué o por qué se hacen determinadas tareas. ¡Y alguien después se enfada!
  • Plantear cual es el objetivo a alcanzar. ¿Lógico, verdad? Está claro que se debe definir qué queremos conseguir procesando una actividad.
  • Qué y quién da impulso al proceso. El tan cacareado Liderazgo.
  • Cuáles son los elementos de entrada del proceso. Por dónde se recibe la información y sobretodo de qué forma nos llega (Mira por donde hasta podremos reducir papel o tiempo)
  • Cómo y a través de quién (responsable) y con quien ( interrelaciones) se ejecuta el proceso
  • Cuáles son los resultados del proceso (salidas).
  • Cómo y cuando se mide, visualiza y evalúa.
  • Visualizar que el proceso es claro y comprensible (realización de un flujograma)
  • Evidenciar que el cliente está satisfecho.
En fin, el trabajo no es complejo; solamente hay que clasificar todos los procesos, preparar un modelo de proceso para la empresa y preparar la documentación de los procesos (descripción de los procedimientos operativos y flujogramas)

También hay que preparar a las personas y que vean el beneficio y ventajas de trabajar de acuerdo con una gestión por procesos. Se trabajaría de esta manera la colaboración entre departamentos y se ganaría en efectividad (eficacia+eficiencia)

Además y estoy convencido de ello se le otorga una autonomía a la persona que trabaja porque puede ver resultados de su trabajo; utilidad a su actividad. ¿No creéis?