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14 de julio de 2009

Aquí los procesos, aquí el trabajo ...


¿Qué entendemos por proceso?, ¿para qué nos sirven los procesos de trabajo?, ¿qué beneficios obtengo con los procesos de trabajo?

Son algunas de las preguntas que debemos "obligar" a realizarse a cualquier empresario, gerente, director de RR.HH., ... ya que si no, sinceramente, la gestión de la actividad por procesos no se entendería y por supuesto no se aplicaría.

Por proceso podemos entender que es ... "un conjunto de actuaciones, decisiones, actividades y tareas que se encadenan de forma secuencial y ordenada para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los requerimientos del cliente al que va dirigido."

La siguiente cuestión ya es más difícil hacerla ver a los máximos responsables de las empresas.

¿Para qué nos sirven los procesos?
Si el enfoque es para incrementar la eficacia, la eficiencia y productividad de las actividades empresariales. Hace tiempo un gerente me dijo que una cosa eran los procesos y otro era el día a día; es decir, consideraba a los procesos como una mera actividad administrativa que era útil en determinados momentos; por ejemplo para pasar la auditoría. No se le veía el beneficio.

Éste es el problema; no se ven los procesos como un beneficio sino más bien como una carga administrativa en donde el valor añadido no aparece (sólo si te ayuda a pasar una auditoría)

El beneficio pues es ayuda a empresario, gerente, directivo a conocer el valor añadido de cualquier actividad. Por qué y para qué se hacen (se están haciendo las actividades). Cuánto nos cuestan (horas de dedicación, volumen, carga de trabajo,...) y si realmente es lo que hay que hacer (eficacia). Más adelante se podrá comprobar que si lo que hay que hacer se hace bien (eficiencia)

Para que se pueda implantar una gestión por procesos requerimos que las personas y sobretodo sus directivos sean conscientes que toda actividad que se realiza tiene una finalidad, un pequeño o gran beneficio. A veces trabajamos realizando tareas, actividades, trabajo en definitiva pero que no nos preguntamos para qué lo hacemos.

Tengo una anécdota en mi anterior trabajo que era la siguiente: Un día le comenté a mi jefe porqué se enviaba un determinado informe cada més acerca de los movimientos internos de plantilla.

Me contestó que siempre se hacía así. Insistí en el hecho que dicho informe nos "costaba" unas 12 horas de trabajo/"producción" y estaban involucradas 3 personas de dos departamentos diferentes. (2 de RR.HH. y 1 de Controlling) No era consciente ni él (mi jefe) ni el jefe de Controlling; es decir, 12x3=36 horas (casi una semana de trabajo de una persona)

Aún y así me comentaron que siguiera haciéndolo (y sobretodo que lo entregara a tiempo) no fuera que nos llamaran la atención.

Así estuve dos meses más hasta que por casualidad un miembro del Comité de Dirección a la vuelta de vacaciones se dirigió a mi (suerte que también estaba mi jefe) y me dijo:

- "Por cierto, Àlex, todavía enviáis ese informe mensual. Ayer mirando en el archivo vi que el último era del mes de marzo (estábamos en el mes de septiembre) y me gustar tenerlos todos archivados."

La cuestión era, ¿sólo utiliza el informe para archivarlo? ¿qué hizo con los informes de Abril a Agosto? La cuestión era que su secretaria no había impreso y archivado (¿?) los informes correspondientes y el directivo no lo sabía.

Me pregunté, ¿para qué hacemos entonces los informes? No supieron qué responderme. En resumen antes de empeza a implantar una gestión por procesos porqué no reflexionamos acerca de para qué hacemos determinadas actividades.

Una vez resuelto ese pequeño enigma entonces estaremos en condiciones de definir procesos orientados a nuestro cliente para ofrecerles valor añadido (y siendo conscientes que todo lo que vale, cuesta)