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22 de agosto de 2009

Dirigir proyectos



Según en qué culturas organizativas los proyectos lo son todo. Siempre se habla de ellos. Proyecto por aquí, proyectos por allí, … ¿en qué proyectos estás?, si no tienes proyecto no eres nadie en la organización, …

La palabra proyecto tiene su prestigio (por ejemplo ahora eres un project manager o un jefe de proyectos,...), pero … ¿qué es un proyecto? Y sobretodo, lo más importante, cómo se gestionan los proyectos.

Podríamos definirlo como ... “un esfuerzo temporal y compartido acometido para crear un servicio, producto.” pero cabe destacar que predomina una gran actividad que es la de gestionar las personas, y los hitos.

Las características de un proyecto podrían ser las siguientes:

Que exista un objetivo claro y bien comunicado.
Que se puedan identificar claramente un conjunto de tareas asociadas y en algunos casos relacionadas.
Que sea necesaria ( e imprescindible) la presencia de especialistas.
Que tenga un inicio y un final claramente identificados.
Que requiera una planificación. (orden secuencial de actividades y tareas distribuidas en el tiempo)
y, finalmente, con recursos (económicos, materiales y humanos) limitados.


Si ya tenemos más o menos clarificado que es un proyecto, ¿qué significa gestionar la actividad empresarial por proyectos?

Pues, podríamos afirmar que es articular el método para alcanzar un objetivo único y no repetitivo en un plazo determinado con unos recursos determinados.

¿Así de sencillo? Me temo que no tanto. Un proyecto consta de diferentes fases. A saber: planear; es decir, definir y acotar el problema, la necesidad o la oportunbidad (de negocio) y planificar todas las actividades a realizar asignando recursos y tiempos (calendario y ejecutar; es decir, la puesta en marcha, la parte de “producción” con su control y las conclusiones.

En la puesta en marcha hay que asegurarse de que se recluta y seleccione al mejor equipo. (a veces esta fase es difícil porque el equipo es impuesto o “heredado”).

Una vez lo tenemos hay que establecer la estructura organizativa o cómo vamos a trabajar juntos durante un espacio limitado de tiempo, definir responsabilidades y autoridad (este punto es importante), organizar el entorno de trabajo y definir el método y calendario de trabajo y las reglas de comunicación.

Hasta aquí tenemos la parte fácil. La difícil empieza cuando tu jefe te llama para que participes en un proyecto (muy importante para la empresa) en donde desconoces el contenido, la finalidad, ...(recordáis lo de los especialistas) y sobretodo los motivos por los cuales vas tu. (con el trabajo que tienes!).

Te convocan a la primera reunión (reunión de inicio o kick off). Muchos asistentes, algo de tensión y un señor de RR.HH que viene a “motivarnos”. ¿Os suena?

Desde el punto de vista comportamental la gestión de proyectos no es más que una gestión de personas temporal. Por eso a veces se fracasa. Pero, ¿porqué fracasa?

Navegando por la red he encontrado una interesante presentación de María Jesus Salido acerca de las claves para gestionar bien los proyectos. La encuentro muy acertada y recomendable para empezar a hablar acerca de porqué se fracasa en la gestión de proyectos.

Os dejo con ella (la presentación, claro) y disfrutadla.