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29 de julio de 2010

Lessons Learned 3



Esta es la tercera entrega acerca de las Lessons Learned o lecciones aprendidas; en las anteriores, (Lessons Learned y Lessons Learned 2) introdujimos la idea, el concepto, pero ahora vamos a ir un poco más allá.

¿Cómo identificamos y documentamos lecciones aprendidas?
¿Aplicáis este proceso en vuestras organizaciones?, ¿Compartís conocimiento con otras unidades, departamento de una misma empresa? o, por el contrario, somos compartimentos estancos y reinventamos la rueda más de dos veces.

Me temo que en muchas ocasiones es la segunda opción la que solemos aplicar en nuestras organizaciones.

Las Lecciones Aprendidas es una manera de gestionar el conocimiento y el aprendizaje de la organización. Es una manera de trabajar de manera eficaz y eficiente; es decir, efectiva. Pero se suele argumentar lo siguiente para no aplicar dicho proceso.

  • No tener tiempo para hacerlo
  • No saber porqué hay que hacerlo; es decir no verle las ventajas y beneficios
  • o, simplemente, no saber hacerlo.
En primer lugar hay que tener claro que nos sirve (beneficio) para facilitar condiciones en la organización ara crear, intercambiar y utilizar el conocimiento (interno y externo). Por lo tanto no es una actividad adicional o secundaria sino la forma de trabajar efectiva.

Las Lecciones Aprendidas pueden definirse como el conocimiento o entendimiento ganado por medio del análisis y la reflexión sobre una experiencia o proceso, o un conjunto de ellos.


Surgen de un proceso sistemático de análisis y reflexión colectiva con participación de los involucrados, pudiendo ser positivas o negativas, útiles y pertinentes y que además requieren de formas de distribución.


Son, en definitiva, un primer paso para la identificación de buenas prácticas.


¿Por qué identificar Lecciones Aprendidas?

  • Identificar factores de éxito (eficacia, eficiencia,sostenibilidad)
  • Identificar deficiencias
  • Resolver problemas a través de nuevos cursos de acción (innovación)
  • Mejorar la toma de decisiones futura.
  • Definir modelos para otras intervenciones (replicabilidad)

Pueden ir vinculadas a los servicios y productos ofrecidos a los clientes, a iniciativas organizativas internas (procesos/procedimientos nuevos) o también a incrementar la capacitación de nuestro personal.


Pero en esta entrada quiero presentaros una metodología aplicada a la formación y en concreto a aprovechar la formación una vez se ha finalizado la acción formativa. Me estoy refiriendo a la aplicación de AAR, After Action Review o la reflexión después de la acción como forma de asegurar que transfieres a a realidad laboral aquello que has aprendido.


AAR es una discusión estructurada entre "alumno"/formador, "alumno"/jefe, o "alumno"/"alumno" donde se analiza una experiencia en función de sus objetivos, expectativas y resultados conseguidos.


Básicamente resuelves las siguientes cuestiones:

  • Qué sucedió
  • Por qué sucedió
  • Que debe hacerse para mejorar

Tiene una estructura formal de implantación dividida en tres momentos:

  • Preparación del AAR (se suele realizar el último día/sesión de formación)
  • La sesión o sesiones de reflexión (se sigue un esquema de trabajo/reflexión)
  • El informe de acciones, recomendaciones y conclusiones

Como apunte os dejo un ejemplo de estructura para la reflexión que se suele preparar en la última sesión de formación.

  • Que esperas (o esperabas) que suceda (que sucediera).Traza un plan
  • ¿Qué sucedió en realidad? Identifica los momentos críticos
  • ¿Qué podemos aprender? ¿Qué se aprendió? y ¿qué es lo que hice para que ocurriera? Analiza esos momentos críticos.

Es una herramienta potente pero relativamente costosa en tiempo de implantación y desarrollo pero que nos puede ayudar y mucho a conseguir que la formación en determinadas habilidades sea efectiva; es decir, eficaz y eficiente a la vez.

Un encuentro, una solución