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29 de abril de 2011

Deleguemos (1a.parte)


Otra de las habilidades críticas en productividad personal y dirección de personas es la delegación. 

Se suele hacer de manera incorrecta y sobretodo se confunde la delegación con la asignación de tareas y además se asocia que la delegación es una "transferencia" de la responsabilidad. Ambas cosas son erróneas y forman parte de la cultura laboral.

Para saber delegar hay que tener claro los siguientes aspectos:

  • La dimensión, alcance de tus actividades clave y las de tu equipo; es decir qué es lo "mío" y qué es lo de mi "gente"
  • Dotar de autonomía a las personas de tu equipo con lo que conlleva esta actividad. (Confianza, Comunicación fluida y Tolerancia al error)
  • Ser un facilitador de recursos, medios, ... (aquí incluyo el rol de capacitador que todo buen directivo debe desarrollar y aplicar en mayor o menor medida.)

en cuanto a saber definir la dimensión de tu actividad y la de tu equipo requiere que se sepa reconocer las áreas cave de responsabilidad, las funciones clave y resultados esperables y nos sea mucho más fácil, cómodo delimitar qué significa delegar (alguna actividad propia) de asignar (un proyecto, una tarea que no forma parte de tu ámbito propio pero si del negocio y que alguien efectivamente debe o tiene que realizar.

Si lo dejamos claro, la gente no percibe que delegar es "quitarse un muerto" de encima pero lamentablemente mi experiencia me ha dicho que suele identificarse la delegación con la tribu de los aztecas (hazte cargo de esto ...)

También deberíamos repasar cómo comunicamos el hecho/actividad a delegar. Se suele hacer rápido (con presión), sin tener en cuenta a la persona a la que le delegas (se supone que también tiene su correspondiente carga de trabajo). 

Si siguiéramos un sencillo patrón o pauta de trabajo nos evitaríamos muchos problemas y la delegación sería efectiva.

Este patrón podría ser el siguiente y además por este orden:
  1. Qué hay que delegar. La actividad (tiene relación con la dimensión o alcance de la actividad y áreas de responsabilidad)
  2. Por qué (motivo, situación) y Para qué (finalidad) Ayuda a centrar al empleado la actividad dentro de un contexto  situación específica. Se suele percibir que no sé para qué lo hago pero sí por qué. Para quitarle el marron a mi jefe. Malo, malo si vamos por este camino.
  3. Quien. "Seré yo, jefe, seré yo". A quién y con qué criterio elijo a la persona a quien quiero delegar.
  4. Cuando y Donde. Las circunstancias que rodean la actividad. Recordemos que debemos dotar de autonomía y ser facilitadores de los recursos (tiempo, personas, dineritos, ...) El donde es el menos importante pero hay que tenerlo en cuenta.
  5. Y finalmente y destaco, finalmente, el cómo. Es decir el procedimiento de actuación. No tendría que decidirlo la persona a la que le has delegado la actividad. ¿Acaso no tienes suficiente confianza para que decida -si le has dado criterio- la manera de actuar o como mínimo te presente un plan de actuación?
En fin son cuatro consejillos que entieno que son de sentido común pero ... ya se sabe. Cuesta, cuesta mucho. No será porque tenemos un sentimiento de "imprescindibilidad"


Un encuentro, una solución