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18 de octubre de 2011

Entornos de Colaboración en las Reuniones

Entornos de colaboración, sus aplicaciones y herramientas aplicadas a la gestión de la reuniones y su productividad son de las cuestiones que más me interesan en la actualidad.

Es bien sabido que hay una demanda más o menos estable en formación acerca de conducción de reuniones pero suelen tener la mayoría una debilidad; no se mencionan las herramientas y/o entornos de colaboración que en parte podría (o pueden) reducir el tiempo de las reuniones o bien el número de éstas.

Estoy convencido que las aplicaciones web 2.0 nos facilitan el trabajo e incluso nos hacen más productivos pero hay dos factores en contra: el desconocimiento (parece mentira!) y la actitud hacia este tipo de herramientas.

En cuanto al desconocimiento, no me preocupa mucho. Se corrige realizando una labor de difusión y de adiestramiento en su uso. Lo que ya me empieza a preocupar es las cuestiones de actitud ante la utilización de este tipo de herramientas y la "fijación" por la importancia de la presencia en la reunión en lugar de la productividad de la reunión. Y me explico:

Argumentos del tipo:" Hay que estar en las reuniones para saber qué está pasando", "Si no te ven, no pintas nada", "Nos tenemos que ver" ... entre otras "perlas" son comunes en las justificaciones de los partidarios de las reuniones. No les encuentro el sentido.

Las reuniones tienes que ser productivas. Y para ello, hay que hacer relativamente pocas y contar con sistemas eficaces de gestión tanto del tiempo, como de los contenidos y discusiones. 

Introducimos el cómo en este post. Es importante. ¿Cómo gestionamos la información y la participación (dinamización) de las personas? Aquí cobra un interés la tecnología (las aplicaciones web 2.0 y los entornos de colaboración) para gestionar las reuniones.

¿Y qué tenemos en el mercado?
Herramientas de proyectos, de generación de ideas/discusión, de almacenamiento de documentación en línea, de gestión de la asignación de tareas, calendarios compartidos, de comunicación/mensajería instantánea, de ordenación y priorización de actividades, de análisis de información y toma de decisiones, ...

Pero volvemos a lo mismo, detrás de todo esto está la actitud de colaborar, compartir y comunicar. Y si no se tiene, ... me temo que todas esas herramientas -que muchos desconocen- no nos sirven para nada.

Estoy en una acción formativa acerca de conducción de reuniones y recientemente he abierto un foro de discusión específico con este tema. Herramientas de Colaboración aplicadas a la conducción de reuniones. Prometo publicar nuestras conclusiones de grupo.

Un encuentro, una solución