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23 de febrero de 2012

Mañana hay una reunión …



Os cuento un caso:
Regularmente hay unas reuniones de gestión a las que asisten diferentes personas de todos los departamentos de la empresa.  
Más o menos los asuntos a tratar son a menudo conocidos y casi siempre participan las mismas personas. La finalidad es conocer la situación de la gestión de la empresa y a veces, asisten nuevos participantes desde el inicio de la reunión.

Por la mañana, Juan al abrir su Lotus Notes se entera –un tanto sorprendido- que mañana a las 8:00 h. hay una reunión. Lo sabe gracias a un compañero suyo –Emilio- que le ha reenviado un correo electrónico en el que se indicaba la fecha de esa reunión tan importante (iba con acuse de recibo) La hora, las 8:00 h. Está previsto que acabe a la 13:00 h.


Sorprendido por la noticia, llama a su compañero Emilio y le comenta si sabe algo más de esa reunión tan importante. Emilio, le dice que es la famosa reunión de gestión, que no se preocupe tanto porque se trataran los asuntos de siempre; los del día a día y lo que quedó pendiente.
La respuesta de Emilio no tranquiliza a Juan que le reclama un mayor detalle. Por ejemplo, donde será, quien va a asistir, porqué no se lo han dicho antes,... 
Ante la petición, Emilio le contesta que asistirán los de siempre más dos o tres de “Ingeniería” para un asunto nuevo que ya nos dirán. Del lugar de la reunión supone que lo sabrá la secretaria. Y al hecho que no le hayan avisado le responde que seguramente se le habrá olvido decírselo.

Juan hace memoria y empieza a recordar. ¡Ya está! (se alegra) ya recuerda aunque vagamente la pasada reunión de gestión de hace tres meses, pero se cuestiona si tiene que ir él. Vuelve a llamar a Emilio y le pregunta si de lo pendiente está el asunto de los “embalajes”. Éste le contesta que puede, que, en todo caso, intente sacar ese tema en la reunión. Puede que haya tiempo o que al jefe le interese ya que hace poco hubo bronca con los del almacén. 
Juan no sabe qué hacer. Tiene asuntos (para él de importancia) y no sabe si se tienen que tratar o no en dicha reunión. Además no sabe si ir o no ya que “oficialmente” él no sabe nada. También piensa que si asiste a la reunión a qué hora. ¿A primera y estar toda la mañana o …?

Y ahora reflexionad acerca de la situación sobre la eficiencia de dicha reunión. 
¿Qué es lo que falla en esta situación? ¿Cómo actúan Emilio y Juan? ¿Cómo se gestionaría esta situación?, ¿Cuál debería ser la manera de actuar?, ¿Cuál serían las decisiones a tomar?, ¿Quién y cuando se debería actuar?, ¿Cuáles serían los resultados previstos, sus consecuencias,…?


Buf! cuantas preguntas!

Un encuentro, una solución