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17 de diciembre de 2012

"Briefing"



Desde hace ya un tiempo que una de las habilidades emergentes que se traducen en órdenes de producción es la "Gestión por Proyectos"

Lo celebro porque es una acción interesante pero exige un trabajo previo para conocer las expectativas de los asistentes y calibrar hasta qué punto se sabe, se conoce lo que implica la gestión por proyectos. 

A menudo me enfrento a situaciones peculiares; quieren este tipo de formación acerca de gestión de proyectos sin haber reflexionado acerca de lo que comporta, significa la gestión por proyectos en una organización y si, realmente, la organización tiene como valor en su cultura organizativa el trabajo en colaboración entorno a proyectos. 

A parte de estos detalles, si desean formación se les ofrece pero me temo que si no afrontamos la cuestión de la cultura organizativa y lo que significa el concepto de proyecto, los roles de trabajo que comportan y las maneras de recoger, procesar, organizar y repartir la información, las actividades, ...  el esfuerzo va a caer en saco roto.

Como ejemplo os avanzo algunas situaciones curiosas aparecidas durante los "briefings"/encargos relacionados con la gestión de proyectos:
  • Confundir una herramienta de gestión de proyectos con una acción de formación en gestión de proyectos.  El típico error de creer que la gestión de proyectos es trabajar sólo con la herramienta. Ejemplo: "Hemos adquirido la aplicación MS Win Project" y claro necesitamos formación..."
  • Confundir la gestión por procesos con la gestión de proyectos. Dos maneras de trabajar con "raíces culturales" diferentes. Es bastante difícil combinarlas en una única organización.
  • Confundir la gestión de proyectos con el área de sistemas de información. Los proyectos informáticos son un tipo de proyectos. Cada área funcional requiere metodologías de proyectos diferentes. Ejemplo: "Quiero que mi gente trabaje de acuerdo con la metodología SCRUM"
  • Disociar la formación en gestión de proyectos con la actividad diaria. Si tu gente no trabaja de manera natural por proyectos porqué impartimos este tipo de formación. Detalle: Te das cuentas de esta situación cuando les pides que desglosen su actividad en tareas. Les es muy difícil el ejercicio de abstracción. 
  • Relacionar productividad con gestión por proyectos. Si ofreces la formación es porque se necesita cambiar la manera de colaborar en la organización y no para mejorar exclusivamente la productividad. Ejemplo: "Mi gente no es eficiente por que no trabaja por proyectos." No es eficiente por otras causas seguramente.
Cada vez más pienso que el cliente no tiene la razón cuando te encarga determinadas acciones de formación pero también me doy cuenta que no quiere ser asesorado en determinadas necesidades de formación/adquisición de aprendizajes. Quiere un enfoque transaccional de la formación; es decir, "Quiero A y me "abasteces" de A. Después si no aplico A no es tu problema."

Por este motivo muchas acciones orientadas a la formación en gestión de proyectos no convencen puesto que no pueden ser implantadas a la realidad. ¿Qué habrá que cambiar en la organización?


Un encuentro, una solución