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2 de mayo de 2013

Cuando la productividad se centra en el @


Cuando hablamos de habilidades de productividad nos referimos a aquel conjunto de comportamientos que nos permiten realizar con éxito la organización y distribución del trabajo, el establecimiento de objetivos, metas, flujos de información, indicadores de medida de la actividad, prioridades, ...

Pero muchas veces confundimos - a mi modo de entender- la productividad con el uso (mal uso y abuso) del correo-e. Ésta es una herramienta de productividad; sin embargo en muchas organizaciones te cuentan que es lo más importante en su productividad. Me pregunto si pagan por contestar los correos-e.

¿Y cómo es posible que no sepamos usar el correo-e? 
Creo que es un problema de falta de criterio en la utilización de esta herramienta de productividad y además de falta de destreza e instrucción en la aplicación. ¿Cuantos de nosotros hemos asistido, participado en cursos de hojas de cálculo, procesadores de texto, presentaciones, bases de datos? ¿Y de correo-e?

Proliferan últimamente acciones de formación destinadas al uso eficiente del correo-e pero, ¿se habla de los criterios y normas de utilización?

Por ejemplo, ¿se utiliza la aplicación de reuniones del gestor de correo-e?, ¿para qué situaciones?, ¿Se envía en la convocatoria la agenda?, ¿se piensa en quién debe asistir?, ¿se dispone del sistema de seguimiento después de la reunión? 

¿Y el calendario? ¿para qué y cómo se utiliza?, ¿existe el calendario compartido?, ¿se utiliza el asistente de participantes? ¿Se usa el calendario como técnica TimeBox?

Las famosas tareas! ¿tenemos tareas?, ¿hacemos listas de tareas?, ¿transformamos correos-e entrantes en tareas y las reasignamos? ¿usamos el espacio de las tareas para generar informes de trabajo a modo de diario de bitácora?

Citas, notas, ... ¿para qué nos sirven? Sé que están pero ...

¿Y los correos? Muchos, pocos, ... ¿los procesamos?; es decir, ¿le dedicamos tiempo en su lectura y despacho?, ¿creamos a modo de ventanas en el tiempo de tiempo limitado para su lectura, comprensión, procesamiento, organización y acción?, ¿creamos un sistema unificado de categorías, etiquetas, carpetas, ... para su procesamiento, clasificación y despacho?, ¿Y las famosas reglas?

Todo esto son simplemente destrezas que nos permiten conocer, aplicar y dominar las funcionalidades de la aplicación pero si el criterio de gestión de la información que proviene del correo-e no existe, poco podemos enseñar de las "bondades", características de la aplicación? ¿No creéis?


Un encuentro, una solución