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30 de julio de 2014

¿Cómo identificar áreas de mejora?


Siguiendo con el Proyecto Huella de Desarollo Organizacional nos vamos a centrar en la primera fase y en concreto en cómo se identifican las áreas de mejora.

En primer lugar debemos definir y reconocer qué significa una área de mejora. Una área de mejora es un conjunto de aspectos de la organización de la actividad y sus interrelaciones que no funciona o funciona de manera inefectiva; es decir, no es eficaz y/o no es eficiente.

A continuación y aclarado el concepto la pregunta es la siguiente: ¿Cómo de identifican las áreas de mjeora? La respuesta es sencilla; siguiendo un proceso de reflexión en grupo y dirigido/moderado de acuerdo a por ejemplo los pilares de cualquier organización:

Estos pilares a los que me refiero son:
  • Liderazgo
  • Personas
  • Resutados
  • Procesos
  • Recursos
Para que centremos la discusión adelanto la definición de los 5 pilares.

Liderazgo
  • La capacidad de desarrollar, comunicar y facilitar la consecución de la misión, visión y valores.
  • La capacidad de la organización (o de la dirección de ésta) de motivar (o no desmotivar), estimular a sus colaboradores hacia la mejora, la excelencia o a la efectividad de sus "operaciones."
  • La capacidad de la organización (o la dirección de ésta) de definir estrategias, planes, objetivo, métodos de trabajo, medios y recursos, ... 
Personas
  • La capacidad de planificación, gestión, dirección y comunicación de los recursos humanos.
  • La capacidad de identificación de necesidades de cualificación,formación y desarrollo profesional.  
Resultados
  • La capacidad de definir y obtener indicadores de gestión del rendimiento financiero y no financiero, de la satisfacción y de aprendizaje de la organizaciónrelacionados con la actividad y los objetivos establecidos.
Procesos
  • La capacidad de definir procesos y procedimientos de trabajo que permitan gestionar la prestación del servicio/producto con el cliente en términos de satisfacción, tiempo, coste/beneficio, calidad, cantidad, ...
  • La capacidad de revisar, introducir mejorar en los sistemas de organización y distribución del trabajo con la finalidad de identificar y aportar valor a sus clientes (internos y externos)
Recursos
  • La capacidad de elaborar y gestionar presupuestos vinculados a los planes, programas, actividades y objetivos establecidos de acuerdo con la estrategia de la organización.
  • La capacidad de gestionar los recursos materiales; instalaciones, bienes, servicios, consumos, materiales, ...
  • La capacidad de gestionar la información y el conocimiento en la organización a través de sistemas y metodologías de aprendizaje.
Por cada ámbito o elemento anteriormente citado y a través de una preparada dinámica de grupo se van expresando potenciales áreas de trabajo destacando sus posibles evidencias (de su exsitencia o inexistencia) 

Es decir que cada miembro del grupo identifica la existencia o no de estas capacidades (Liderazgo, Personas,Recursos,Resultados y Procesos) y apunta alguna evidencia (o falta de ella) para identificar potenciales áreas de mejora que se irán traduciendo en líneas de trabajo.

Este proceso no debe ser largo ni tedioso y además debe realizar con total claridad (en cuanto a su finalidad) y transparencia (en cuanto a su ejecución). 

El resultado es un conjunto de ideas organizadas sobre las que reflexionar y ordenar por prioridad. (Costes, Satisfacción, Tiempo, Complejidad, Diversidad, Dispersión, Conocimiento, ...) 

A continuación se proponen personas, roles (perfiles de personas) que puedan contribuir en:
  • Precisión del ámbito del "problema" 
  • Identificación de causas y consecuencias
  • Potenciales soluciones/alternativas
  • Plan de implantación de la solución
  • Evaluación del "prototipo" de solución

 Un encuentro, una solución