Uno de los problemas con los que se enfrentan los grupos de trabajo a parte de disponer y mantener una metodología de trabajo es cuándo y cómo presentar informes, progresos, conclusiones o propuesta s de solución e implantación a sus jefes.
Es decir, realizar "presentaciones corales" Presentaciones que permiten dar a conocer sus progresos o presentar soluciones y planes de implantación. Cómo informar, lanzar mensajes y argumentos sólidos y convincentes. Para realizar esta tarea se requiere de entrenamiento y práctica. Nada más.
Los grupos de trabajo a medida que avanzan en la identificación del problema, área de mejora, en la propuesta de ideas y búsqueda de soluciones deben también preocuparse de cómo comunicar sus progresos; es una etapa más.
Para ello se requiere además de una formación específica, de una preparación y planificación. En los grupos de trabajo que estoy pilotando les sugiero que adopten el método de planificación de Andrew Abela, "Extreme Presentation"
Como resumen, plantea 10 aspectos concretos que tenemos que pensar para planificar adecuadamente una presentación.
En la siguiente tabla están recogidos estos aspectos, explicando por qué son importantes y cómo podemos tenerlos en cuenta.
En la siguiente tabla están recogidos estos aspectos, explicando por qué son importantes y cómo podemos tenerlos en cuenta.
Qué hay que hacer
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Por qué es importante
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Cómo lo hago
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1
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Adaptar la presentación a las necesidades, personalidad y preferencias de la audiencia
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Las necesidades comunicativas son diferentes en cada persona
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Conociendo a la audiencia y adaptando el discurso y las diapositivas
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2
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Tener claro cuál es el propósito y que cambio queremos que se produzca en la audiencia
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Si no está claro, se gasta tiempo innecesario y puede que no se consiga
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Teniendo claro y haciendo explícitos los cambios que buscamos, p.e., con la matriz Pensar-Hacer
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3
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Posicionar la presentación como una solución a un problema que la audiencia tiene
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Si no es así, ¿por qué están ahí escuchando?
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Identificando el posible problema y asegurándose que la solución es adecuada
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4
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Apoyar nuestra solución con muchas pruebas o evidencias que nos apoyen
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Apoyarse en múltiples fuentes da credibilidad a nuestra solución
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Buscando el mayor número posible de evidencias, en informes, estadísticas, prensa, expertos…
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5
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Ilustrar los puntos más importantes con anécdotas
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Los datos son aburridos, pero las historias interesantes
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Buscando anécdotas pertinentes, no chistes
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6
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Secuenciar la presentación en forma de historia
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Hay que mantener la atención toda la presentación
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Seleccionando información, decidiendo una secuencia tipo historia, poniendo ejemplos…
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7
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Aportar gráficos y diagramas con datos y detalles concretos
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Los detalles hacen la presentación más interesante, facilita la discusión y da más credibilidad
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Eligiendo los gráficos del tipo correcto; seleccionando el nivel de detalle
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8
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La distribución (layout) de cada diapositiva debe reforzar el mensaje que se quiere transmitir
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Se facilita lograr el propósito
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Eligiendo un layout adecuado a cada mensaje, no siempre una lista de viñetas, p.e., los SmartArtde Powerpoint
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9
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Identificar aquellos de la audiencia (o ausentes) que “mandan”, que deciden sobre el futuro de nuestra propuesta
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La presentación más efectiva puede fallar por alguien que ni siquiera está presente
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Identificando las necesidades de esas personas y tomando acciones
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10
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Medir/Evaluar si la presentación cumple su propósito o no
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Es imposible mejorar si no se sabe qué se hace mal
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Pidiendo realimentación sobre los diferentes aspectos de la presentación a la audiencia
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En fin, seguiremos trabajando este asunto en otros posts.
Fuente de información: Andrew Abela, “Advanced Presentation by Design”
Un encuentro, una solución
