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10 de diciembre de 2014

¡No tengo tiempo!


No tengo tiempo, no tenemos tiempo. El día a día nos come. No me puedo dedicar porque no tengo tiempo pero sí quiero mejorar. Éstas y otras muchas frases más suelen aparecer en las conversaciones con mis clientes cuando preguntamos acerca del progreso de las tareas en los grupos de mejora.

Pero, ¿por qué?, por qué no nos dedicamos a lo que hay que hacer?,¿cuáles son los motivos por los que demoramos nuestra participación en los grupos?, ¿por qué lo confundimos con una onerosa carga de trabajo como quien lleva una mochila a sus espaldas?

Entiendo que varias son las causas; a saber:

  • Es posible que mi participación (o asignación) en el grupo de trabajo no coincida con mis intereses personales y/o profesionales. Mala venta tuvo la persona que le comunicó su participación al grupo.
  • También puede pasar que el problema o situación a mejorar no sea -desde el punto de vista del participante- prioritaria o le esté causando ineficiencias reconocidas y manifiestas. Aquel que hizo entonces el diagnóstico se lució. No consiguió ver que la magnitud, implicación, afectación problema era poco significativo.
  • La elección del momento para implantar una ronda de participación en grupos de mejora. Si lo vemos así, me temo que nunca será el mejor momento porque siempre tenemos carga de trabajo. Por cierto, curiosa forma eufemística de decir que tengo trabajo. 
  • La ineficiencia oculta; es decir, no reconocemos, no somos conscientes que no gestionamos bien el tiempo de dedicación a cada una de las actividades. No nos damos cuenta que el tiempo es un recurso que debemos presupuestar anual, trimestral, mensual, semanal o diariamente.
  • Desconocer el valor de mi aportación a cualquier situación problema o reto que se produzca en mi unidad organizativa. ¿Posible falta de creencia en uno mismo?
  • La consideración de mi actividad profesional como un compartimento estanco. "Yo hago mi trabajo y punto" Posible falta de visión global de la actividad profesional y una excesiva concentración en el trabajo-tarea y no en el trabajo-resultados. Recordemos que no se tratar de trabajar ni mucho, ni duro (esfuerzo) sino de conseguir resultados.
Seguramente que habrá más causas que motiven ese comportamiento del "quiero pero no puedo". Posiblemente apunto una más que se concreta en la frase que se piensa pero no se dice; "quiero pero no sé"

Por mi experiencia las principales causas son diagnóstico irreal acerca de los problemas en el trabajo y una falta de hábito en la idea y comportamiento de presupuestar tu tiempo de actividad.

Un ejemplo, si utilizamos la metodología de trabajo en grupo "Círculo de Transferencia" que subdivide la actividad de mejora en 6 fases, podríamos destinar/presupuestar de nuestro tiempo 90' por cada fase (tiempo de dedicación a reuniones o puestas en común) y 60' de trabajo individual por cada ciclo de puesta en común. 

Con estos número las cuentas que salen son las siguientes:

    • 90´x 6 reuniones = 540' (9 horas)
    • 60' x reunión (trabajo pre-reunión/post reunión); 60'x 6= 360' (6 horas)
    • Coeficiente de fatiga, 1,20 (no siempre estamos al cien por cien)
    • Resultado: (540'+360')x1,2= 972' (16,2 horas x miembro) ¿Qué porcentaje de tu jornada anual significan 16,2 horas?
¿Son muchas horas de dedicación?, ¿no podemos reservar por ejemplo en 42 días laborables (2 meses) un tiempo de 16,2 h?, difícil de creer. 

Si una jornada laboral es de 8 horas estamos hablando de 336 horas (42 días laborales) por lo que  destinaría el 4,8% (casi 5%) de tu jornada a trabajar para mejorar alguna área significativa. Poco esfuerzo, método de trabajo, determinación y ... resultados

En fin,...

Ilustración: El arte de presentar
Un encuentro, una solución