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3 de febrero de 2015

Cómo analizar situaciones y problemas (1)


Una de las actividades clave que se centran los grupos de mejora y que a su vez les ocupan tiempo y energía es analizar situaciones, solucionar problemas eficientemente y tomar las decisiones más acertadas y (en muchos casos) consensuadas.  

A menudo, la dificultad radica cuando se definie, acota el problema o situación, es por esto que existen (y enseñamos) diferentes metodologías que ayudan a diferenciar un síntoma de un problema o una causa, ya que en muchas ocasiones determinar la mejor solución es lo complicado.  
Síntoma: es la manifestación o reacción visible de un sistema ante un estímulo específico, es decir, es la manifestación a través de la cuál muchas veces se puede apreciar que algo está sucediendo, aún cuando no se sepa qué es.

Causa: es la variable o conjunto de ellas que está provocando u obstaculizando que se obtenga el resultado esperado. En este aspecto se aplica la teoría de Pareto, en donde se define que el menor porcentaje de causas (20%) tienen el mayor impacto en la solución del problema (80%)  
Un problema se presenta cuando algo (y no alguien que a eso le llamaremos conflicto) se interpone en el camino hacia un objetivo. Es la diferencia que existe entre lo que es y lo que debería o tendría que  ser, como una desviación al camino deseado para llegar a un fin. 

La solución, es decir, la decisión que debe tomarse, es el reestablecimiento del camino esperado para llegar a ese fin predeterminado. Si bien la intuición nos permite identificar rápidamente las soluciones a los problemas sencillos, no ocurre así con situaciones complejas, las cuales requieren un tiempo de análisis profundo, no sólo del problema, sino también de decidir cuál es la mejor solución acordada.

Es decir, tan sencillo como que la solución de un problema, no es mas que tomar una decisión respecto a cuál es la mejor alternativa a aplicar para solucionar un problema. Esto implica la existencia de varias alternativas de acción entre las que ha de seleccionarse la más conveniente, para lo cual existe un proceso que es el siguiente:
  • Recopilar información.
  • Analizar el problema.
  • Obtener diferentes alternativas.
  • Elegir la mejor alternativa.
  • Actuar y dar seguimiento.
Los puntos clave en este proceso son el análisis de problemas (o situaciones) y la elección de la mejor alternativa, ya que son los que requieren de técnicas y procesos claramente definidos para incrementar la efectividad de la decisión tomada. Éstas son las que enumeramos a continuación y que desarrollaremos en posteriores artículos.

Técnicas para analizar problemas/situaciones (2)

  • Análisis de Contraste
  • Análisis del Iceberg
  • Análisis de Causa Efecto

Técnicas para analizar problemas/situaciones y elegir alternativas (y 3)
  • Matriz Costo Beneficio
  • Matriz Criterios Ponderados
  • Árbol de Decisiones

Un encuentro, una solución