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18 de febrero de 2015

Cómo identificamos los problemas 1


Problemas, situaciones, ... ya se sabe que en la empresa (o mejor dicho, nosotros) no tenemos problemas. Es una actitud corriente y constante (la de negar que tenemos problemas) Y yo pienso y entonces ¿para qué te pagamos?

En fin, a lo que iba. en las organizaciones, en la vida diaria tenemos, aparecen problemas los cuales algunos los afrontamos y a otros nos enfrentamos generando en este último caso un conflicto. Pero ahora no voy a hablar de conflictos sino de cómo identificar los problemas.

Tenemos dos partes; la primera es identificarlos y la segunda resolverlos. Y van cogidos de la mano ya que en la medida de cómo los identificamos preparamos el camino para su solución o generación de un conflicto. Por ese motivo es clave.

El primer paso para detectar problemas es el siguiente:
  • Observar el entorno. Es importante estar siempre atentos a lo que está pasando. Un buen hábito en las organizaciones es definir/desarrollar un hábito, una operativa de observación e interpretación de lo que nos está pasando. Seamos conscientes de las "señales"
  • Disponer de métricas, indicadores de gestión de la actividad que no solo sean descriptivos sino que permitan inferir.
  • Anticiparse, prever (no predecir), detectar tendencias
Bien hasta aquí ya tenemos acciones a implantar para identificar problemas; el inconveniente es que nos podemos saturar identificando problemas y a la parálisis por el análisis. No podemos abordar todos los problemas por que no disponemos de sufientes recursos y no todos los problemas identificados son graves, relevantes, importantes, ... Es decir, tenemos que evaluarlos. 

Y cómo evaluamos los problemas.
Podemos utilizar diferentes criterios como por ejemplo:

  • Relevancia o magnitud (número de personas, departamentos implicados)
  • Intensidad (manifestación continua del problema con efectos en la cuenta de resultados, errores, ineficiencias, ...)
  • Importancia y urgencia (la clásica matriz de Eisenhower que si bien se suele utilizar a mi no me convence mucho)
  • Rapidez o lentitud prevista en su resolución. A veces hay problemas que dejan de serlo si se aplican de manera rápida alguna(s) acción(es) precisas. Les solemos llamar Quick Wins (ganacia rápida)
  • Qui bono/qui malis (La situación, el problema actual a quien beneficia o a quien perjudica y en qué medida)
  • Matriz de Criticidad de la situación y el esfuerzo requerido. Criticidad de la situación con respecto a las relaciones, los costes, la calidad y los envíos en combinación con el esfuerzo en recursos materiales, económico y humanos implicados.
Está claro que con la evaluación de un problema nos permite asignar prioridades y limitar su número que habrán de tratarse en función del tiempo y de los recursos disponibles.Ya que sino nos atragantaríamos y no resolveríamos nada.

Pero una vez identificados los problemas, ¿cómo actuamos?

Un encuentro, una solución