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10 de febrero de 2015

La dificultad de documentar


Documentar nuestra actividad diaria o proyectos de trabajo, tener y mantener indicadores de gestión, estar -en definitiva- orientado a los resultados es clave como profesionales. Pero no es una tarea sencilla; exige claridad, disciplina, método y determinación. Y esto siempre no se dispone en grandes cantidades.

Me refiero que nos cuesta documentar nuestras acciones. Lo queremos pronto, rápido, y ya! Es decir, cuando -por ejemplo- estamos trabajando en grupo nos cuesta escribir lo que se está haciendo, lo que se va a hacer y por que´y para qué se está haciendo. 

Después, al cabo de un tiempo siempre se nos pide información (sobretodo los Jefes, la típica memoria, ...) acerca de aquello se trabajó o se decidió y vienen las prisas; a buscar la información, a preparar un informe, a documentar, en definitiva algo que ya debería estar hecho. ¿Os suena? 

A todo correr toca "documentar" y se hace a desgana, con una posible falta de precisión y sobretodo con la sensación de realizar un trabajo poco o nada productivo, ¿verdad?

¿Y cómo se soluciona?
En primer lugar teniendo claro que hay que documentar y cómo realizarlo. En cuanto a lo que hay que documentar se nos ocurre lo siguiente:
  • Reuniones de trabajo
  • Conocimientos y/o Experiencias adquiridas
  • Procesos
  • Proyectos
  • Actividades/Tareas (no vinculadas directamente a proyectos o procesos)

Para cada tipo de acción exige un procedimiento diferente para documentarlo; empecemos por el que se sugiere más sencillo; las reuniones de trabajo.

Está claro que en primer lugar se deben registrar las convocatorias/agendas del día de reunión. Un buen sistema sería nuestra herramienta de gestión de correo-e. 

En este caso, aconsejo por un lado codificar las reuniones; por ejemplo, @R XX-ABC (XX orden de la reunión, ABC temática de la reunión) y por otro disponer de un registro en el que aparezcan la relación de las diferentes reuniones y clasificadas por tipo de actividad (por ejemplo #reuniones de Dirección, de gestión, de grupo de proyecto, ...) 

Además y una vez se ha finalizado la reunión se deben tener definidas y registradas las acciones que se derivan o las conclusiones a las que se ha llegado. Para este tipo de actividades sugiero tener o bien un modelo de acta (por ejemplo con la siguiente codificación @A RXX-ABC) o sino un documento PDCA) 

De esta manera tenemos contra en todo momento el qué hay que hacer/conseguir, para qué (finalidad), quién (persona responsable) , cuando (hitos) y cómo (procedimiento) de cualquier actividad, información o decisión proporcionada o tomada.

En mi caso la forma que tengo para documentar las reuniones es utilizando la aplicación Evernote clasificándolas en libretas (por clientes o proyectos) y etiquetando de acuerdo con una nube predeterminada de palabras específicas que me ayuden a categorizar.

En cuanto a los conocimientos y/o experiencias adquiridas en otro post desarrollaremos las diferentes formas de documentarlas; un avance, las lecciones aprendidas, la crónica, el informe, el ensayo o la memoria.


Un encuentro, una solución