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13 de febrero de 2015

Una aproximación al estudio de cargas de trabajo


También es una de las áreas de actuación en un proyecto de Desarrollo Organizacional el afrontar un estudio de estimación y distribución de cargas de trabajo

De hecho en la fase de preparación y diagnóstico del Proyecto Huella cuando se realizó la actividad del DAFO dinámico  y una de sus conclusiones es que la percepción de la distribución de las cargas de trabajo no era homogénea y que además se disponía de escasos recursos (humanos) para realizar determinadas funciones . Era una percepción.

¿Y cómo pasar de la percepción a una concreción?
No hay más remedio; hay que aplicar un estudio de cargas de trabajo. 
Suele ser una actividad pesada, no bien recibida por parte de las personas que forman parte de la unidad organizativa objeto del estudio y siempre encuentras resistencias (y con relativa parte de razón) acerca de como evaluar el peso e importancia de las actividades. 

Siempre argumentan que su trabajo no se puede medir. Nada más alejado de la realidad. Todo se puede medir.

Nuestra propuesta  para realizar una estimación y distribución de las cargas de trabajo se centra en tres fases:
Fase 1 Preparación y recopilación de información acerca del contenido de la posición/puesto de trabajo.
Fase 2 Análisis de Relevancia de las tareas/actividades.
Fase 3 Matriz ERAC
En cuanto a la fase 1 Preparación y recopilación de información acerca del contenido de la posición/puesto de trabajo, debemos realizar las siguientes operaciones:
  • Identificar la unidad de trabajo (servicio, sección, negociado, …) y sus diferentes posiciones/puestos de trabajo.
  • Definir, describir las diferentes funciones, actividades y tareas que compone el contenido de esa posición/puesto de trabajo. Se entiende por función al conjunto de actividades que corresponde realizar a una organización.  La actividad es el conjunto de tareas que se llevan a cabo para cumplir los objetivos y metas de una unidad organizativa. Y  la tarea es la operación que se ejecuta en un tiempo limitado. 

  • Identificar la unidad de medida de cada tarea y su volumen o cantidad real. La unidad de medida en un estudio de cargas de trabajo se refiere a la cantidad estandarizada de una determinada magnitud física, definida y adoptada por convención o por ley. Cualquier valor de una cantidad física puede expresarse como un múltiplo de la unidad de medida. Por ejemplo, una unidad de medida de la tarea “Realizar las inspecciones de las acciones de formación” es “Inspecciones” y el volumen sería la cantidad de inspecciones realizadas; por ejemplo 40. (en un determinado intervalo de tiempo; por ejemplo un año)

  • Calcular el tiempo de ejecución de la tarea; el tiempo puede ser cronometrado (en la actividad intelectual y/o administrativa tiene poco sentido), estimado o estandarizado. Para la realización de un estudio de cargas de trabajo administrativo se suele utilizar el tiempo estimado medido en minutos. Siguiendo con el ejemplo, podemos estimar que la tarea de realizar una inspección de un curso es de 30’

  • Calcular la carga de trabajo por cada tarea; la carga estimada de trabajo es el resultado de la operación entre el tiempo estimado expresado en minutos y el volumen. Si seguimos con el ejemplo, la carga de trabajo que supone realizar la tarea de inspección de cursos es de 1200’ (t=30’x v=40). Lo transformamos a horas y el resultado es de 20 horas. Para calcular el  impacto de esa carga en una jornada anual laboral se realizaría la siguiente operación: 20 horas dividido por el volumen total anual de horas laborales (legales).  Siguiendo con el ejemplo, si se dispone de una jornada anual laboral de 1590 horas, el impacto de la tarea Inspección de Cursos de Formación sería de )20h/1590 h)*100; es decir un 1,25% de la jornada laboral anual de una persona.
Hasta aquí el resultado una distribución estimada del tiempo y su correspondiente carga de trabajo por cada tarea y/o actividad. 

A partir de aquí se inicia la fase 2; el análisis de la relevancia de la actividad.
La relevancia de las tareas es su grado de valor teniendo en cuenta dos magnitudes; la primera, la sencillez/complejidad de la actividad y la segunda el tiempo requerido para la capacitación y dominio teniendo en cuenta la duración de la instrucción, los errores probables en su ejecución cuando ya ha superado el periodo de instrucción y el impacto de dichos errores (fácil detección, corrección e impacto en el servicio)

Como consecuencia de estas dos magnitudes podemos clasificar las tareas en:
  • Tareas de gama baja; aquellas que son repetitivas, de fácil y corto periodo de instrucción, fácil autonomía en la ejecución post instrucción y la posibilidad de comisión de errores fácilmente detectables y corregibles con impacto menor en la calidad del servicio es baja.
  • Tareas de gama media; aquellas que si bien son repetitivas, el periodo de instrucción es relativamente largo (en comparación con el anterior) ya que requiere mayor comprensión del proceso. El periodo autonomía en la ejecución post instrucción es relativamente amplio y la posibilidad de comisión de errores con impacto en la calidad del servicio es moderadamente alta. Puede requerir supervisión en el periodo de autonomía.
  • Tareas de gama alta; aquellas que no son tan repetitivas (amplitud y diversificación de casuística), el periodo de instrucción es amplio. El periodo de autonomía e la ejecución post instrucción es amplio y la posibilidad de comisión de errores con impacto en la calidad del servicio es alta. Requiere supervisión en el período de autonomía.
Cada tarea tendrá asignada una determinada gama. Una vez se ha realizado esta acción se inicia la tercera y última fase; la aplicación de la matriz ERAC. 
Este acrónimo ERAC nos revela que tareas podemos eliminar, reducir, aumentar y/o crear teniendo en cuenta tanto la estimación de la carga de trabajo y la relvancia de la tarea. 

Es un proceso de discusión en el que nos hacemos las siguientes preguntas:

¿Qué tengo que eliminar?Dentro de la situación en la que nos encontramos ¿qué puedo eliminar? ¿Qué no me es necesario? ¿Qué es lo que me esta perjudicando? ¿Qué es lo que ganaría si elimino…? ¿Qué me tengo que quitar de encima que frena mi avance o el logro de mi objetivo? En resumen, ¿Qué es lo que no tengo que hacer?

¿Qué tengo que reducir?¿Cuáles son aquellas cosas que no puedo eliminar pero que también frenan mi avance? ¿Qué debería hacer menos?

¿Qué tengo que aumentar?¿Cuáles son aquellas cosas que debería hacer más para lograr mi objetivo?

¿Qué tengo que crear?¿Qué debería hacer que no estoy haciendo ahora?

Os dejo un ejemplo básico de Matriz ERAC aplicada a la estimación y distribución de las cargas de trabajo.

Parece sencillo pero requiere un gran esfuerzo de análisis individual y toma de decisiones en grupo.

Un encuentro, una solución