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4 de mayo de 2015

¿Qué son las lecciones de un solo punto?


¿Qué son las "OPL" (One Point Lessons) o Lecciones de un sólo punto? 

Es una herramienta para transmitir conocimientos y habilidades del grupo de trabajo, documentar casos de problemas o de mejoras introducidas. Nos permiten compartir y desarrollar el conocimiento. Aunque se utilizan en la industria para documentar mejoras mi experiencia es que son relativamente fáciles de transferir al trabajo administrativo o de oficina.

¿Cuál es su objetivo?
Son diferentes; por ejemplo:
  • Asegurar el conocimiento; que se sepa qué hacer, por qué hay que hacerlo de esa manera y para qué nos sirve hacerlo así.
  • Disponer de la información y conocimiento (proceso, procedimientos, documentos, indicadores, ...) clave en el momento que se requiera.
  • Documentar casos relacionados con problemas, errores, defectos, carencias, ... identificando causas y efectos y evitando su reaparición.
  • Documentar los procesos de implantación de una mejora; situación inicial, tareas ejecutadas, los indicadores que permiten comprobar el progreso y la situación final deseada.
  • Estimular el trabajo en grupo 
  • Aumentar el compromiso e implicación de la persona con el grupo de trabajo y la mejora contínua.
¿Cuáles han de ser las características principales de una OPL?
  • Un único asunto o tema descrito de manera clara, concreta, simple y breve.
  • Formato amplio y gráfico (se suele recomendar la utilización de infografías)
  • Se generan y se usan en el mismo lugar de trabajo; acceso fácil para su consulta.
  • Deben incluir la siguiente estructura:
    • Tema
    • Motivo e importancia
    • Actividades/Tareas a realizar
    • Requerimientos
    • Responsables
    • Frecuencia (de realización de las tareas)
  • Formato estandarizado para la organización
¿Para qué nos sirven?
  • Nos permite reducir tiempo (y coste) de formación tanto para los empleados actuales y futuros.
  • Sistematiza, documenta y archiva el conocimiento (clave) de la organización.
  • Facilita la recuperación y consulta (rápida) de la información (y conocimiento) cuando se requiere y donde se necesite.
  • Fácil construcción, difusión y comprensión.
  • Genera hábito de compartir conocimiento y de mejora contínua.
¿Cómo se crea una OPL?
  1. Identificar el tema/asunto clave (y crítico) así como los conocimientos y habilidades prioritarias.
  2. Elegir la OPL y el grupo de personas a realizar.
  3. Se realizar al finalizar el proyecto de mejora
  4. Se aplica la plantilla de OPL que se haya previamente definido ( o utilizar una estándar)
  5. Presentación al piloto de grupo para su aprobación
  6. Comunicación y difusión (por ejemplo utilización de un Gestor del Conocimiento)
De hecho las OPL son un instrumento eficaz para generar, mantener y distribuir conocimiento creado a partir de la colaboración en un grupo de trabajo.

Un encuentro, una solución