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19 de junio de 2015

Dificultades en distinguir proceso y procedimiento


Recientemente he realizado dos acciones de formación orientadas a trabajar la gestión de/por procesos en organizaciones sociales (con y sin ánimo de lucro)

Una de las ideas que más pivotó en el ambiente fue la enorme dificultad para distinguir entre proceso y procedimiento. De hecho existen grandes diferencias pero el esfuerzo de abstracción para quién se inicia en esta actividad es signnificativo.

Para distinguirlo debemos en primer lugar empezar con las definiciones de proces y procedimiento; son éstas:

¿Qué es un Proceso?
Un conjunto de actividades interelacionadas ordenadas de manera secuencial y lógica las cuales transforman entradas que proporcionan los proveedores en salidas que reciben los clientes. Se centra en obtener resultados.

¿Qué es un Procedimiento?
Es el detalle, la forma específica y documentada de cómo llevar a cabo una determinada actividad. Se centra en las tareas, acciones a realizar.

En primer lugar la diferencia radica en la finalidad (para qué) del proceso y la forma (cómo) del procedimiento.

A modo de resumen os presento un cuadro de diferencias básicas entre un proceso u procedimiento.


Procedimientos
Procesos
Los procedimientos documentan la secuencia de 
pasos de ejecución de la actividad
Los procesos transforman las entradas en salidas mediante la utilización de recursos
Los procedimientos son estáticos
Los procesos son dinámicos
Los procedimientos están impulsados por la finalización de la tarea
Los procesos están impulsados por el logro de un resultado
Los procedimientos  se centran en el cumplimiento de las normas
Los procesos  se centran en la satisfacción de los clientes y otros interesados
Los procedimientos documenta actividades que pueden realizar personas de diferentes departamentos con diferentes objetivos
Los procesos  contiene  actividades que pueden realizar personas de diferentes departamentos con unos  objetivos comunes

Más adelante hablaremos de la clasificación de dichos procesos y procedimientos.


Un encuentro, una solución