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17 de abril de 2017

Qué es y cómo usar la "curva S" en un proyecto



En las acciones de formación en gestión de proyectos suele aparecer como elemento crítico la curva S. Es una de las claves de un proyecto y por lo tanto le dedicamos tiempo para su comprensión y forma de cálculo.

¿Qué es la curva S?
Se puede definir como la distribución de los costes acumulados a lo largo de la duración del proyecto, o sea el gasto del presupuesto que vamos a tener a medida que vaya avanzando el proyecto.

¿Cuáles son los requisitos para calcular la curva de costes?
La información de partida para su cálculo es la siguiente:
  • CronogramaSe tiene que conocer las tareas (aquí se enlaza con el concepto de estructura desglosada de tareas) que forman el proyecto y su distribución a lo largo del tiempo.
  • Coste de las tareas. Se tiene que realizar la estimación de los costes, tanto los internos como los de los posibles trabajos subcontratados, así como la forma en que estos deben distribuirse a lo largo de la duración de la tarea. Esta distribución vendrá determinada por la naturaleza de la tarea, o por las condiciones de pago en el caso de subcontratación.
¿Cómo distribuimos los costes?
Existen diferentes distribuciones, siendo las más habituales las siguientes:

Proporcional o según avance. 

El coste se distribuye de forma proporcional al avance de la tarea. 
Esta distribución es típica en los costes relativos a horas de trabajo o tareas lineales.

Final. 

El coste se aplica en su totalidad al finalizar la tarea. Puede ser el caso de los costes de puesta en marcha de un equipo, los cuales se acostumbran a pagar cuando se confirma su correcto funcionamiento.

Inicio.

El coste se aplica en su totalidad al inicio de la tarea. Por ejemplo la compra de billetes de avión/tren para un viaje.

Distribuido. 

El coste se aplica en varios puntos a lo largo de la duración de la tarea. 
Es el caso más habitual en compras de equipos o materiales, las cuales acostumbran a tener una parte de anticipo, algún pago durante la entrega, y un pago final.

Hasta aquí una pequeña cápsula documentada acerca de la formación en gestión de proyectos.

Un encuentro, una solución

29 de marzo de 2017

Evoluciones del "brainstorming": "rolestorming"


Parecen los "pokemons"; ya hablamos de evoluciones.
Teníamos hace años el famoso "brainstorming" o la lluvia/tormenta de ideas. Poco después nos dijeron que lo moderno era el "brainwriting" (lo mismo pero escribiendo, no?) 

La verdad es que funciona y corrige algunas de las desventajas de la tormenta de ideas tradicional.

Seguimos evolucionando; aparece el Trystorming del cual ya hice referencia en su momento. Nada que decir. Y a continuación el salto significativo el "brainstorming 2.0" o "webstorming"

Pensaba que el tema se quedaba ahí pero ha surgido -y con fuerza- un nuevo "personaje"; el "rolestorming"

¿Qué es el "rolestorming"?
Por supuesto que es un simple ejercicio de "brainstorming" creado por Rick Griggs en 1985 y tal como afirma su autor no es más que una combinación entre el "roleplaying" (o técnica de escenificación) y el "brainstorming" (o la tormenta de ideas)  

En 2004 en el libro "101 actividades para la creatividad en la Enseñanza y solución de problemas." de Dr. Arthur VanGundy destacó lo siguiente:

"Esta técnica involucra a miembros de un equipo o grupo de empleados para atender a otros en la identidad de las personas y, a continuación, compartir ideas. Por fingir ser otra persona, una persona de ideas puede ser traído a colación sin preocupaciones de lo que otras personas pueden pensar en la presentación"

¿Cómo se aplica?
En primer lugar, una lluvia de ideas con las ideas obvias para sacarlos del camino. Esto no sólo va a generar algunas buenas ideas, sino también liberar a los participantes a abrirse y luego empujar.

Es importante que se explique durante esta fase el propósito del "rolestorming" y aprovechar para repartir las tarjetas en blanco y pide a los participantes a descubrir quién será su papel, su "rol". El grupo puede ir al juego de roles con cualquier persona que desee, siempre y cuando la persona no esté presente. Este ejercicio debe fomentar la confianza, porque las personas tímidas o menos asertivas estarán más cómodas para hablar. 

El "rolestorming" puede ser divertido, y es también una gran manera para que los miembros del equipo se sientan más a gusto en compartir ideas.

A continuación tienen que pensar en el papel que van a representar para este ejercicio. Pide que respondan a las siguientes preguntas:

  1. ¿Qué tipo de perspectiva sería este personaje si tiene este problema?
  2. ¿Cuáles son las fortalezas y debilidades de esta persona?
  3. ¿Qué características tendría esta persona que necesita resolver un problema como este?
Cuanto más se entienda cómo otra persona siente y piensa y lo que los motiva, mejor las ideas estarán presentadas por la persona que la represente. La información suficiente debe ser conocida por la persona para que el trabajador obtenga su identidad en un tiempo corto. 

Cuando todo el mundo se siente cómodo con su papel, "rol", inicia la lluvia de ideas con esta nueva perspectiva. Todos utilizan la frase "Mi persona o mi personaje", al hablar. Esto ayuda a que la gente que se desvincula, les permite expresarse libremente. 


Asegúrate de que todo el mundo tiene la oportunidad de hablar y compartir ideas. Repite el ejercicio tan a menudo como sea necesario con tantas identidades diferentes según sea necesario para que las ideas se puedan generar. Esto puede proporcionar mejores ideas ya que el problema es trabajar desde diferentes ángulos.

Lo que se pretende es ser otra persona y tener más probabilidades de estar abiertos a la sugerencia. Mediante la asunción de un papel, que las aleja de poseer una idea, se expande su pensamiento y empuja las fronteras. A cambio, le da nuevas ideas para elegir, revitaliza a los empleados y ofrece diferentes perspectivas sobre el problema. Es una situación de ganar-ganar.


Esta técnica puede ser muy útil cuando en una reunión, por ejemplo, de los representantes de servicio al cliente, debaten sobre la forma de mejorar la calidad y el servicio

Os dejo con el autor que en un video nos los explica.



Un encuentro, una solución

28 de marzo de 2017

Organizadores gráficos (4): la "cruz categorial"


Retomamos de nuevo las herramientas o técnicas para distribuir, clasificar y organizar información; es decir, los organizadores gráficos. En este artículo presentamos a la cruz categorial

¿Qué es y para qué nos sirve?
Es una técnica didáctica que permite organizar información relevante alrededor de una tesis o idea principal expuesta en un texto. Nos sirve para manejar información, analizarla y generar y desarrollar el pensamiento crítico.

Para ello tan solo necesitamos (o lo recomendamos) hojas DIN A3, rotuladores de punta fina y post-it de diferentes colores. En la hoja DIN A3 disponemos el siguiente dibujo:


¿Cómo se realiza?

  • Elegir un tema
  • Dibujar una cruz (o bien, utilizar la imagen anterior).
  • Planear una tesis respecto al tema en estudio y escribirla en la parte central.
  • Señalar argumento, fundamentos, teorías y prácticas que sustenten la tesis y escribirlas en la parte superior de la cruz.
  • Determinar las consecuencias que se dan a partir de la tesis y escribirlas en la parte inferior.
  • En el brazo izquierdo de la cruz se señala el contexto y la metodología.
  • En el brazo derecho se escribe la finalidad o propósito para defender la tesis
Es una herramienta sencilla y potente para clasificar y organizar información; además según como organizas la dinámica de trabajo se puede realizar en colaboración síncrona (prepararé una plantilla especial en Google Drive) y la salida de información es susceptible se ser presentada en público. Es claro, sencillo, directo y de fácil comprensión. 

Un encuentro, una solución