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13 de noviembre de 2017

Herramientas de productividad



“Las herramientas están para solucionarte un problema. 
Si no sabes cuál es tu problema, entonces la herramienta no te ayuda”

Parece una obviedad pero es lo primero que te dicen cuando quieren realizar cursos relacionados con el aprovechamiento del tiempo, organización del trabajo, ... Todos quieren recetas, consejos que puedan aplicar ya sin embargo no tienen en cuenta que en primer lugar debes conocer tu grado de productividad y en qué estás fallando (y también acertando); es decir, es imprescindible enfocar estas acciones con un diagnóstico acerca de tu productividad.

¿Cómo realizamos este diagnóstico?
Con reflexión y recopilación (y registro) de información significativa acerca de tus costumbres, hábitos de trabajo. Sobretodo los que se ejecutan al inicio y al finalizar tu jornada de trabajo.

Para ello sugiero que incorpores como hábito reflexionar acerca de cómo cierro mi jornada.  Es sencillo este análisis pero proporciona mucha información acerca de tu (im)productividad.

A continuación se suele complementar y ya es una actividad en equipo acerca de los limitadores y potenciadores de tu propia productividad tanto personal como grupal.

Finalmente se complementa una matriz de productividad que te permite tomar conciencia de tus fortalezas y debilidades y estilo de cómo aprovechas, manejas la organización de tu actividad.

Realizado este paso previo (le suelo llamar la sesión 0 en mis acciones, talleres y programas de productividad) ya podemos hablar de potenciales herramientas que nos ayudaran a mejorar (es decir, mantener, eliminar, reducir, aumentar o cambiar) nuestros hábitos productivos.

Los he estructurado entorno a diferentes métodos de trabajo. Son los siguientes:
  • Mapas Mentales
  • Tareas
  • Procesos, Procedimientos
  • Proyectos
  • Flujos de información
  • Notas
  • Entornos de colaboración
Seguramente se deberían incluir además elementos de eficiencia en el proceso de recopilación y registro de información.

Cada método de trabajo cumple un determinado objetivo. cuando tienes claro ese objetivos entonces eliges la mejor herramientas. De herramientas tenemos muchas (posiblemente nos llegue a "infoxicar" ) Pero, por ejemplo, no nos olvidemos que la primera herramienta es nuestra cabeza. A continuación, lápiz y papel, los post-it y un tablero, ... y así hasta llegar a los entornos de colaboración. 

Como os decía al principio, las herramientas están para solucionarte un problema. Si no sabes cuál es tu problema, entonces la herramienta no te ayuda.

Seguiremos informando de qué tipo de herramientas nos ayudan a solucionar nuestros problemas de baja productividad.





Un encuentro, una solución

10 de noviembre de 2017

De liderazgo y dirección de personas


Hace tiempo que pensaba en poner por escrito algunas reflexiones acerca del liderazgo y las habilidades en la dirección de personas. 

De liderazgo siempre se está hablando. Por ejemplo, escribe en cualquier buscador la palabra liderazgo y verás la cantidad de resultados que te aparecen. A eso le llamo "infoxicación"

Aparte de este problema o limitador de la productividad (me refiero a la infoxicación) pienso que estamos dándole vueltas casi a lo mismo. Por ejemplo, cuántos tipos de liderazgo se dice que hay. Carismático, Situacional, Transformacional, Burocrático, ... pues además de todos estos (y seguramente algunos más) nos aparece por arte de "birli birloque" el liderazgo 4.0 (no está nada mal, la consultolabia sigue mejorandose aunque sinceramente no es muy original con el nombrecito)

Leyendo detenidamente la "amplia" y "extensa" bibliografía parece que este tipo de liderazgo va a ser la panacea; es decir, que el líder 4.0 va a ser "el más mejor" Permíteme que lo dude pero ... en algo hay que creer.

Por lo tanto mi creencia en cuanto al "liderazgo (no me gusta ese término) o la dirección de personas se podría resumir en los siguientes principios:

  • Propicia autonomía a tus colaboradores. (si te atreves)
  • Proporciona recursos (si los tienes) sobretodo para que apliquen su creatividad e innovación.
  • Establece una relación con tus empleados basada en la credibilidad, confianza, compromiso/implicación y colaboración.
  • Estimula su capacidad intelectual y que sepan aprender de sus errores y fracasos.
  • Reconoce el esfuerzo y el resultado
  • Corrige actuaciones improductivas o inefectivas
  • Y por último convierte en hábito las siguientes cuestiones:
    • ¿Qué espero de ti?
    • ¿Que esperas de mi?
    • ¿Qué puedo hacer para que consigas aquellos que espero de ti? 

Es aparentemente sencillo pero en la realidad, ¿lo estamos viendo aplicar? Tengo mis dudas razonables.


Un encuentro, una solución

6 de noviembre de 2017

Cómo hacer un árbol de objetivos


Si en el anterior artículo comentábamos que era y cómo se hacía un árbol de problemas, ahora le toca al árbol de objetivos.

¿Qué es el árbol de objetivos?
Es una herramienta nos permite transformar del árbol de problemas las causas (raíces) en medios y los efectos (hojas) en fines, además de guiarnos hacia el análisis de alternativas llevando los medios a estrategias.

¿Cuáles son las ventajas del árbol de objetivos?
Con un análisis de objetivos logramos que …
  • La situación futura sea visualizada en torno a la resolución de los problemas antes detectados.
  • La relación del problema con los medios y fines sea comprendida de manera rápida y visual.
  • Los objetivos a plantearnos sean ponderados según su orden de importancia o secuencia en su resolución.
  • Haya un punto de partida para iniciar la solución del problema central: Las alternativas de solución. (Lo comentaremos más adelante)
Cómo hacer un árbol de objetivos.
Si te dispones a hacer un árbol de objetivos, es porque ya tienes analizada la situación problemática y cuentas con un árbol de problemas realizado. 

Desde este punto partimos para hacer un árbol de objetivos o medios y fines:

De negativo a positivo
Ya hay causas y consecuencias, vamos a redactarlos en positivo para transformar las causas en medios y los efectos en fines. 

En la medida en que tengamos causas y consecuencias pertinentes, serán los efectos y fines que obtengamos. En caso tal de que los medios y fines obtenidos no sean los adecuados o bien se consideren muy difusos, imprecisos, ..., entonces se vuelve a discutir sobre la situación y se reconsidera si hay que modificar o no el árbol de problemas.

Verificar y modificar
Ya está hecho. Ahora vamos a verificar repeticiones, semejanzas o inconsistencias en el árbol. Una buena forma de lograr esto es estableciendo una relación 1 a 1 desde causa a efecto y desde efecto a fin. 

Ajustar
Lo que se busca con este paso es hacer el método flexible. Si ya transformaste el árbol de problemas en uno de objetivos, analiza de nuevo y pregúntate, ¿le falta algo? Si tu respuesta es afirmativa, inclúyelo.



Un encuentro, una solución